INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI Nº 028/2011.
16 de Agosto de 2018
INSTRUÇÃO NORMATIVA SCI Nº 028/2011.
VERSÃO: 002/2018
DATA DA VIGÊNCIA: 14/08/2018
ASSUNTO: Dispõe sobre a Normatização e Procedimentos para a solicitação, autorização, contabilização, pagamento, prestação de contas e relatório de viagem de Diária e Adiantamento do Município de Ponte Branca/MT
SETORES ENVOLVIDOS: Todos os Setores da Administração Municipal
UNIDADE EXECUTORA: Secretaria Municipal de Controle Interno
A Secretaria de Controle Interno do Município de Ponte Branca/MT, no uso de suas atribuições legais, conferidas pela Lei Municipal n° 391/2009, e Decreto Municipal n° 055/2009, que instituiu e regulamentou o Sistema de Controle Interno.
RESOLVE:
Estabelecer normas e procedimentos regulamentares para a solicitação, autorização, contabilização, pagamento, prestação de contas e relatório de viagem de Diária e Adiantamento no âmbito do Poder Executivo do Município de Ponte Branca, constantes desta Instrução Normativa na prática de suas atividades.
1 - DOS OBJETIVOS:
1.1 - Regulamentar os procedimentos de controle na aquisição de diárias e adiantamentos do Prefeito, Secretários e demais servidores publico do Município de Ponte Branca;
1.2 - Normatizar e disciplinar os procedimentos quanto a solicitação, autorização, contabilização, pagamento, prestação de contas e relatório de viagem de diária e adiantamento.
2 - BASE LEGAL:
2.1 - A presente Instrução Normativa tem como base:
I – Lei n° 4.320/64;
II – Lei n° 101/2000 LRF;
III- Lei Municipal n° 404/2010 Concessão de Diárias ao Poder Executivo;
IV- Lei Municipal n° 405/2010 Regime de Adiantamento de Viagem;
VI- Resolução Normativa 01/2007 do Tribunal de Contas/MT.
3- RESPONSABILIDADES:
3.1- Do Chefe do Poder Executivo Municipal
3.1.2 Aplicar as sanções administrativas cabíveis previstas na legislação vigente.
3.2- Do Secretário da Pasta
3.2.1 Deferir ou indeferir as diárias e/ou adiantamento solicitadas por servidor público, agente político ou conselheiro municipal, comunicando ao Setor de Compras.
3.2.2 Assinar a respectiva Requisição/Solicitação de Empenho, a ser encaminhada à Contabilidade para realização de empenho.
3.3- Do Servidor Público, Agente Político ou Conselheiro Municipal
3.3.1- Solicitar ao Secretário da Pasta através de ofício, as diárias e/ou adiantamento de acordo com a necessidade requerida, e somente em caso de estrito interesse da municipalidade.
3.3.2- Prestar contas à Contabilidade, apresentando o Relatório de Viagem devidamente preenchido, e outros documentos que se fizerem necessários à comprovação da despesa, no prazo de até cinco dias úteis após o retorno à sede de trabalho.
3.3.3- Restituir os recursos repassados em excesso, ou em caso de não ter viajado, restituí-lo na totalidade à Tesouraria.
3.4- Do Setor de Compras de Cada Secretaria
3.4.1- Verificar a existência de disponibilidade orçamentária e financeira para realização da despesa. Em caso de disponibilidades, solicitar as diárias e/ou adiantamento através de software, com antecedência mínima de 3 (três) dias úteis, contados da data pretendida para o deslocamento.
3.4.2- Observar os requisitos necessários a serem constantes na Requisição/Solicitação de Empenho.
3.4.3- Entregar ao servidor público, agente político ou conselheiro municipal, um formulário do Relatório de Viagem para que seja devidamente preenchido.
3.4.4- Manter registro individualizado de todos os responsáveis por diárias e adiantamentos, controlando rigorosamente os prazos para prestações de contas.
3.5. Do Setor de Compras da Prefeitura
3.5.1- Conferir a prestação de contas realizada pelo servidor público, agente político ou conselheiro municipal.
3.5.2- Comunicar oficialmente ao Setor de Recursos Humanos, em caso de não prestação de contas de diárias/adiantamentos, informando o nome do servidor público ou agente político e o devido valor a ser deduzido da folha de pagamento.
3. 6- Da Contabilidade
3.6.1- Realizar o empenho da diária e/ou adiantamento na dotação orçamentária correspondente de acordo com a Solicitação de Empenho, emitindo a Nota de Empenho.
3.6.2- Emitir através de software, Ordem de Serviço em duas vias, sendo que uma via ficará anexada ao processo de pagamento, e a segunda será entregue ao agente político, servidor público, ou conselheiro municipal.
3.6.3- Emitir a Nota de Liquidação no ato da emissão da Ordem de Serviço.
3.6.4- Encaminhar à Tesouraria o Processo da Despesa para pagamento.
3.6.5- Anular saldo de empenho respectivo à restituição de diária e/ou adiantamento, quando houver.
3.6.5- Autuar e arquivar o Processo da Despesa.
3.7- Da Tesouraria
3.7.1- Realizar a conferência no Processo da Despesa, e efetuar o pagamento mediante transferência bancária, ao servidor público, agente político ou conselheiro municipal.
3.7.2- Devolver o Processo da Despesa à Contabilidade, depois de efetuado o pagamento.
3.7.3- Em caso de restituição de valor de adiantamento e/ou diária, dar ciência imediata à Contabilidade mediante encaminhamento de cópia de estorno de pagamento, para que seja promovida a anulação de empenho do respectivo saldo.
3.8- Do Setor de Recursos Humanos
3.8.1- Realizar a dedução do valor informado pela Contabilidade na Folha de Pagamento do respectivo servidor público ou agente político.
3.9- Da Controladoria Interna
3.9.1- Orientar os servidores envolvidos nos procedimentos estabelecidos por esta Instrução Normativa, sempre que solicitado.
3.9.2- Elaborar check-list de controle.
3.9.3- Fiscalizar a aplicação das Instruções Normativas
4 - DOS PROCEDIMENTOS:
4.1 - Da solicitação de diária ou adiantamento
4.1.1 - Toda diária e ou adiantamento deverá ser solicitada através de requerimento endereçado ao Secretário, informando a quantidade de diárias pretendida, o valor unitário de cada diária, o valor total da despesa, o local onde pretende viajar, justificativa da viagem, o motivo da viagem, e autorização para desconto em folha, no caso de não cumprimento do disposto no item 3.3 desta normativa;
4.1.2 - A diária e ou adiantamento somente será autorizada se o Servidor solicitante estiver em dia com a prestação de contas de diárias e ou adiantamentos anteriormente solicitado.
4.2 - Do pagamento de diária e ou adiantamento
4.2.1 - A autorização para o pagamento de diária e ou adiantamento somente será encaminhado ao departamento de finanças após o deferimento do Prefeito(a) municipal ou pessoa por ele autorizado;
4.2.2 - O pagamento de diária e ou adiantamento será feito através de cheque nominal ao Servidor solicitante;
4.2.3 - O pagamento da diária será no valor estipulado por lei municipal e de acordo com a função por ele ocupada.
4.3 - Do relatório e prestação de contas da diária ou adiantamento
4.3.1 – O Servidor que pegou diária terá um prazo de 3 (três) dias uteis após seu retorno para fazer o relatório de viagem, e o Servidor que pegou adiantamento terá um prazo de 2 (dois) dias uteis após a realização da despesa para prestação de contas de seu adiantamento de viagem.
4.3.2 - Quando solicitada a diária é obrigatório ao Servidor fazer o relatório de sua viagem;
4.3.3 - Quando solicitado o adiantamento de viagem é obrigatório na prestação de contas notas fiscais originais que comprovem os gastos;
I - No caso de adiantamento para compra de passagem é obrigatório na prestação de contas a apresentação do bilhete de passagem.
4.3.4 - Caso não apresentar a Prestação de Contas no prazo estipulado em lei, a Secretaria Municipal de Finanças deverá oficializar para que o faça no prazo de 2 (dois) dias.
I - Não havendo manifestação no prazo estipulado, o processo será julgado irregular e o Servidor ficará impedido de solicitar novo adiantamento e será encaminhado ao Departamento de Recursos Humanos para proceder desconto em folha, no mês em que se deveria efetuar a prestação de contas.
5 – DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
5.1 - Somente será autorizado o pagamento de diária e ou adiantamento, aqueles servidores contemplados pelas Leis especificas do Município;
5.2 - Todas as diárias e ou adiantamentos autorizados deverão ser lançados no sistema;
5.3 – O Controle Interno municipal ficará responsável em organizar, unificar e encadernar as instruções normativas, com título de: Manual de Normas e Procedimentos de Controle Interno do Município de Ponte Branca - MT, atualizando sempre que tiver aprovação de novas instruções normativas, ou alterações nas mesmas.
5.4 - Os esclarecimentos a respeito das Instruções Normativas poderão ser obtidos junto a Unidade de Controle Interno - UCI.
5.5 - Cabe ao titular de cada unidade dar conhecimento desta norma aos servidores.
5.6 - O descumprimento desta Instrução Normativa acarretará ao infrator e o seu superior imediato, quando for o caso, às penalidades administrativas ou contratuais cabíveis.
5.7 - Compõem esta Instrução Normativa os seguintes anexos:
Anexo I – Modelo de Pedido de Adiantamento de viagem, Declaração e Autorização;
Anexo II – Modelo de Prestação de Contas de Adiantamento de viagem;
Anexo III – Modelo de Parecer Técnico e Termo de Julgamento de Adiantamento de viagem;
Anexo IV – Modelo de Memorando – CI de Adiantamento de viagem;
Anexo V – Modelo de Requerimento de Diária;
Anexo VI – Modelo de Relatório de viagem de Diária;
5.8 - Esta Instrução Normativa entra em vigor na data da sua publicação, revogando as disposições em contrário.
Ponte Branca/MT, 14 de Agosto de 2018
Eurlete Nogueira Martins
Secretária de Controle Interno
CPF: 794.489.171-04
Homologado pelo senhor Prefeito Municipal em: 15/08/2018.
HUMBERTO LUIZ NOGUEIRA DE MENEZES
Prefeito Municipal
Gestão 2017/2020
Folha 05/10
Anexo I
PEDIDO DE ADIANTAMENTO DE VIAGEM
Nº____/2018.
NOME DO SERVIDOR: ______________________________________
_______________________________________________________
PEDIDO: Solicito um adiantamento de viagem, para despesas eventuais, que porventura vierem acontecer de:___________________________________ A ______________________________, no valor de R$ ____________________
( _____________________________________________________________ ), Para: __________________________________________________________.
Ponte Branca/MT,___/____________/_____.
__________________________ ______________________
Assinatura do Secretário Assinatura do Servidor
DECLARAÇÃO E AUTORIZAÇÃO
DECLARO, que tendo conhecimento de que decorrido o prazo indicado na Lei Municipal N° 405/2010, a PREFEITURA, utilizará percentual ali citado, para pagamento de débito oriundo do adiantamento de viagem por mim solicitado, e não prestado contas ao setor responsável, nesta data e no valor de R$_______________( _____________________________________________).
Ponte Branca/MT, ____/_______________/______.
_____________________________________________
Assinatura do Servidor
Folha 06/10
Anexo II
PRESTAÇÃO DE CONTAS
QUE FAZ O SR. (a) ____________________________________________________
ADIANTAMENTO DE VIAGEM N°____/_______.
RELAÇÃO DAS DESPESAS EFETUADAS A CONTA DE ADIANTAMENTO RECEBIDO EM _____/_____/__________, VALOR R$ _______________________
| DATA | DETALHAMENTO | VALOR R$ |
| TOTAL DAS DESPESAS R$ | ||
Ponte Branca/MT, ____/_______________/_______.
_____________________________________________
Assinatura do Servidor
Folha 07/10
Anexo III
PARECER TÉCNICO
De acordo com o Exame Técnico procedido pela Sec. Mun. De Finanças, a PRESTAÇÃO DE CONTAS do Sr. (a)_____________________________
_______________________________________________________,
No valor de R$ _____________ (______________________________
____________________________________ _), foi considerada correta.
Encaminho a V. Excia. Para o devido julgamento.
Em, ______/______________/_________
________________________________
Assinatura do Técnico
TERMO DE JULGAMENTO
A Prefeita Municipal de Ponte Branca/MT, tendo em vista o que consta das folhas retro, julga corretas as contas do Sr. (a) ______________________
__________, referente ao adiantamento N° _____________________.
À Contadoria para a devida baixa de responsabilidade.
Ponte Branca/MT,_____/______________/_______.
_____________________________________________ Prefeita Municipal
Folha 08/10
Anexo IV
| Estado de Mato Grosso Município de Ponte Branca CNPJ: 03.503.638/0001-33 Av. Cel. Belmiro Nogueira da Silva, 300 Centro C.E.P.: 78.610-000 – Ponte Branca – MT | MEMORANDO – CI N°: 00000 Da (o): 02.020- SECRETARIA DE ADMINISTRAÇÃO Para: SECRETARIA DE FINANÇAS Data: 00/00/20___ Hr. 00:00 |
HISTORICO
| SOLICITAMOS LIBERAÇÃO DE ADIANTAMENTO PARA O SERVIDOR (NOME DO SERVIDOR) COM FINALIDADE EM COBRIR DESPESAS COM VIAGEM A (NOME DA CIDADE) PARA (MOTIVO DA VIAGEM). |
| Solicitado por: SEC. DE............................ | |
Reservado ao Ordenador de Despesa
( ) DEFERIDO _________/_______/2.0__. ( ) INDEFERIDO |
Reservado a Contabilidade
| Recebido: ________/________/2.0___. |
| DOTAÇÃO ORÇAMETÁRIA Dotação 040 Órgão 02 – PREFEITURA MUNICIPAL DE PONTE BRANCA Unid. Orçamentária 02.020 –SECRETARIA MUN. DE ADMINISTRAÇÃO Projeto/Atividade 04.122.3030.2009 – MANTER AS ATIVIDADES DA SECRETARIA Elemento da Despesa 339039000000 – OUTROS SERVIÇOS DE TERCEIROS – PESSOA JURÍDICA |
Reservado ao Setor de Compras
| PROCESSADO ( ) SIM ( ) NÃO Recebi em: _______/________/2.0___. PAULO REGINALDO DE OLIVEIRA SETOR DE COMPRAS OBS.: ____________________________________ |
Folha 09/10
Anexo V
REQUERIMENTO DE DIÁRIA
(Nome do Servidor) ________________________, (Cargo/Função) __________________ do Município de Ponte Branca, Estado de Mato Grosso, venho por meio deste, requerer junto a (Órgão) _______________ deste Poder Executivo, (quantidade) ____ DIÁRIAS, para participar do (Curso, Capacitação, Reunião ou outros) _______________________________________, no (Local) ______________________, em (Cidade/Estado) ____________________, que acontecerá na (Data/Mês/Ano) ____________________________, do conteúdo programático a ser ministrado segue em cópia anexo.
Ponte Branca/MT, ___ de __________ de 2.0___.
______________________________
Nome do Servidor
Cargo/Função
Folha 10/10
Anexo VI
RELATÓRIO DE VIAGEM
NOME DO SERVIDOR: ______________________________________
CARGO/FUNÇÃO: _________________________________________
DATA DA VIAGEM: ___________________A____________________
HORA DA SAÍDA: _____________ HORA DA CHEGADA ___________
N° DIÁRIA: _____________ VALOR EM R$ _____________________
MEIO DE LOCOMOÇÃO: ____________________________________
SE VEÍCULO OFICIAL, CITAR PLACA E ANEXAR AUTORIZAÇÃO DO
RESPONSÁVEL: ___________________________________________
TRAJETO PERCORRIDO (KM): _______________________________
| DIAS | LOCALIDADES |
SERVIÇOS EXECUTADOS: _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
RESULTADOS ALCANÇADOS: _______________________________________________________ _______________________________________________________
DE ACORDO:
PREFEITO MUNICIPAL
PONTE BRANCA/MT, _____/_____/________.
ASSINATURA DO SERVIDOR