INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 01/2018

Dispõe sobre os procedimentos para organização, protocolo, tramitação, remessa, expedição, arquivamento de processos e expediente, com a finalidade de orientar e disciplinar a utilização do sistema de protocolo físico e on-line, na Administração Direta, Poder Executivo Municipal.

Capítulo I

DA FINALIDADE

Art. 1º A presente instrução normativa regulamenta os procedimentos de organização, protocolo, tramitação, remessa, expedição, arquivamento de processos e expediente, com a finalidade de orientar e disciplinar a utilização do sistema de protocolo físico e on-line, mantendo o controle informatizado de processos em tramitação, bem como sua constituição e deliberação na Prefeitura Municipal de Chapada dos Guimarães-MT.

Capítulo II

DA ABRANGÊNCIA

Art. 2º Abrange todas as Unidades e Secretarias da Administração Direta do Poder Executivo.

Capítulo III

DOS CONCEITOS

Art. 4º Para os fins do disposto nesta Instrução Normativa considera-se:

I - Apensação: reunião de um processo a outro quando aquele sirva de instrumento subsidiário ou complementar ao esclarecimento deste, ambos tendo existência própria e independente;

II - Tramitação: movimentação do processo de uma unidade à outra, interna ou externa;

III - Despacho: ato administrativo de decisão/manifestação proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido à apreciação;

IV - Distribuição: remessa do processo às unidades que decidirão sobre a matéria nele tratada;

V - Desanexação: separação de documento, protocolado ou não, do processo, não podendo ser retirado o documento que tenha dado origem ao processo;

VI - Desapensação: separação de um processo do outro, depois de obtidos os efeitos desejados;

VII - Documento: registro de informações produzidas por instituições públicas ou privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas e que produz efeitos na comprovação de um fato, qualquer que seja o suporte utilizado ou a sua natureza;

VIII - Expedição: ato de enviar processos e expedientes para outros órgãos e entidades;

IX - Expediente: todo documento que pela natureza do seu conteúdo prescinda de tramitação para decisão final e que, portanto, não deva ser protocolado;

X - Juntada: anexação de um papel protocolado ou não ao processo, de modo a constituir um único documento;

XI - Órgão de Origem: responsável pelo cadastramento (registro de entrada) do processo ou expediente no Sistema;

XII - Protocolo: setor encarregado dos procedimentos com relação às rotinas de recebimento e expedição de documentos;

XIII - Processo Administrativo: conjunto de documentos protocolizados e autuados pelo órgão para realização de procedimentos pertinentes ao pedido nele contido que requer análise, informação ou decisão com o fim de estabelecer definição e responsabilidade técnica, administrativa ou financeira;

XIV - Registro: conjunto de tarefas que correspondem à movimentação de processos e expedientes de qualquer origem, e à sua expedição;

XV - Remessa: encaminhamento de expedientes no âmbito da Prefeitura Municipal de Chapada dos Guimarães;

XVI - Requerimento: meio de comunicação utilizado pelos servidores e/ou parte interessada para solicitar direitos trabalhistas e demais assuntos diversos a um determinado setor do município.

Capítulo IV

DA BASE LEGAL

Art. 3º O fundamento jurídico encontra-se respaldado na Lei Orgânica Municipal nº 002/2006.

Capítulo V

DAS RESPONSABILIDADES

Art. 5º À Gerência de Gestão de Protocolo compete orientar e acompanhar os protocolos setoriais quanto à devida aplicação desta Instrução Normativa.

§1º Compete a Unidade de Protocolo Geral e aos Protocolos Setoriais da Administração Direta do Poder Executivo:

I - receber, protocolizar, autuar e encaminhar todos os documentos e expedientes da Prefeitura Municipal de Chapada dos Guimarães, aos setores dos quais estão vinculados;

II - verificar e conferir se os documentos recebidos preenchem todas as formalidades exigidas nos regulamentos já definidas pelo setor responsável, podendo, inclusive, recusar os irregulares;

III - expedir recibos no momento do protocolo, de documentos dirigidos à Prefeitura Municipal de Chapada dos Guimarães;

IV - receber, registrar e providenciar a distribuição de correspondência, jornais, revistas e outros destinados a Prefeitura Municipal de Chapada dos Guimarães;

V - exigir o comprovante de pagamento de taxa de expediente cabível em cada caso, quando houver;

VI - prestar informações ao servidor ou munícipe, referente a procedimentos de entrada e tramitação de processos administrativos correspondentes a Secretaria o qual desenvolve suas atividades;

VII - proceder à entrega dos documentos requeridos pelo servidor;

VIII - providenciar a distribuição dos processos;

IX - promover a manutenção, conservação e organização do local de trabalho;

X - demais atividades correlatas.

Capítulo VI

DOS PROCEDIMENTOS

DA FORMAÇÃO INICIAL DE PROCESSO

Art. 6º Todos os documentos devem ser organizados sob forma de processo, onde receberão, obrigatoriamente, um número atribuído exclusivamente pelo Protocolo Geral.

Art. 7º São informações e documentos obrigatórios para a formação inicial do processo físico e virtual:

a) Capa nos processos;

b) Identificação do assunto objeto do processo na capa do processo;

c) A peça inicial do processo deverá ser preferencialmente a que caracterizar o principal assunto do objeto;

d) A numeração das folhas do processo deverão ser no ângulo superior direito;

e) A documentação quando se apresentar devidamente organizada, não poderá ser alterada a ordem de suas folhas, salvo nos casos de juntada e desanexação;

f) Se houver falha na numeração das páginas do processo, deverá ser obrigatoriamente feita a devida retificação ou ressalva, na última folha de informação, por quem o receber nestas condições;

g) As informações, os pareceres e os despachos serão exarados seguidamente, evitando-se deixar linhas em branco nas folhas de informação;

h) A capa do processo não receberá número com página, dele não sendo peça, mas apenas proteção;

i) As capas de processo que se estragarem deverão ser substituídas para manter a proteção do processo;

j) Nos casos de processo físico, deverão ser emitidas Guias de Tramitação (GT) que deverão ser preenchidas corretamente, sem omissão de nenhum dos seus campos, para recebimento do setor correspondente;

k) Quando do recebimento do processo físico, deverá constar na Guia de Tramitação (GT), nome por extenso do recebedor, data e hora do recebimento;

l) Caso não haja a possibilidade de uso das Guias de Tramitação (GT), o controle deverá ser realizado pelo Caderno de Protocolo;

m) Quando do recebimento do processo físico, deverá constar no Caderno de Protocolo, nome por extenso do recebedor, data e hora do recebimento;

n) Os processos já numerados, que derem entrada em outros órgãos, serão controlados pelo número que lhes foi atribuído no órgão de origem, sendo que cada setor pelo qual o processo passar, deverá realizar a numeração sequencial dos documentos por ele inserido.

Capítulo VII

DA JUNTADA E DESANEXAÇÃO

Art. 10 Para juntada e desanexação são obrigatórios os seguintes procedimentos:

a) Retirar a capa do processo ao qual será feita a juntada do(s) documento(s);

b) Verificar se na última folha de informação do processo há espaço suficiente para a declaração da juntada. Caso contrário, utilizar uma folha de informação exclusiva para este fim;

c) Declarar na folha de informação que anteceder os papéis anexados, a juntada feita, devendo a declaração constar o código numérico ou a denominação por extenso do órgão processante, referência aos números atribuídos às folhas juntadas e aos inutilizados, se for o caso, citando apenas o primeiro e o último número quando se trata de mais de um documento, a sua espécie e natureza, a assinatura, o nome e o cargo ou função do servidor;

d) Cancelar, após a declaração da juntada, com traços diagonais, o espaço que ficar em branco na frente e verso da folha de informação;

e) Inutilizar, igualmente, os espaços em branco existentes em todas as folhas de informação, constantes da documentação em que estiver sendo juntada;

f) Colocar os documentos a serem juntados após a última folha de informação;

g) Anexar, após os documentos juntados, nova folha de informação para os pareceres ou despachos;

h) Numerar os documentos juntados obedecendo á série consecutiva do processo, inutilizando, com um traço, a numeração porventura existente.

Art. 11 As desanexações serão procedidas para devolução de papéis ou documentos aos interessados ou para constituir processo em separado.

Art. 12 Os documentos desanexados serão substituídos por uma folha de informação, sendo nela consignado os seguintes elementos:

a) Número de ordem das folhas correspondentes aos documentos desanexados;

b) A denominação por extenso do órgão processante ou código numérico;

c) Referência à espécie e à natureza dos documentos e informações do motivo da desanexação;

d) A data e assinatura e carimbo do funcionário que efetuar a desanexação;

e) Recibo do interessado, mediante o qual será feita a entrega dos documentos;

f) Não poderá ser retirado o documento que tenha dado origem ao processo.

Art. 13 As juntadas e desanexações somente poderão ser feitas mediante autorização do titular de cargo de direção e chefia, sob a responsabilidade de quem estiver com o processo, e deverão ser realizados os registros que se fizerem necessários.

Capítulo VIII

DA APENSAÇÃO E DESAPENSAÇÃO

Art. 14 As operações para processamento da apensação consistem em colocar o processo em estudo na frente do processo subsidiário, e declarar a apensação na última folha do processo principal, consignando o seguinte:

a) Denominação por extenso do órgão processante;

b) Referência, no processo principal, remissivamente ao seu número de protocolo e respectivos números de folha;

c) Cargo, função e assinatura do declarante.

Art. 15 Os processamentos para desapensação consistem em separar o processo apensado do principal, seguindo a mesma orientação do artigo anterior, declarando na última folha do processo principal.

Art. 16 As apensações e desapensações, somente poderão ser realizadas mediante determinação do titular de cargo de direção ou chefia, sob a responsabilidade de quem estiver com o processo.

Art. 17 As apensações e desapensações de processo somente poderão ser feitas mediante autorização do titular de cargo de direção e chefia, sob a responsabilidade de quem estiver com o processo, e realizado o devido registro e controle.

Capítulo IX

DO REGISTRO E CONTROLE DE PROCESSO E EXPEDIENTE

Art. 18 Para fins de registro e controle, os processos e expedientes serão registrados e lançados no sistema de protocolo on-line.

Art. 19 As informações quanto à tramitação de processos serão prestadas mediante apresentação pelo interessado do “Número do Processo”, fornecido no ato de entrada do documento.

Art. 20 Todo recebimento e expedição de documentos serão realizados por meio do Protocolo Geral ou Protocolo Setorial, quando houver.

Art. 21 São documentos isentos de código ou numeração para controle da Gerência de Gestão de Protocolo:

I - Convites;

II - Folhetos e prospectos;

III – Aviso;

IV - Cartas em Geral;

V - Revistas e Jornais;

VI - Livros;

VII - Catálogos;

VIII - Correspondências particulares.

Art. 22 Não será permitida a movimentação de processos por intermédio do próprio interessado ou pessoa não autorizada.

Capítulo X

DA TRAMITAÇÃO, REMESSA, EXPEDIÇÃO E ARQUIVAMENTO DE PROCESSOS E EXPEDIENTES

Art. 24 Ao setor de Protocolo Geral e Protocolo Setorial caberá o controle de tramitação, de remessa e de expedição de processos e expedientes.

Art. 25 A tramitação ou remessa de processos e expedientes far-se-á única e exclusivamente mediante a emissão da Guia de Tramitação (GT) ou Caderno de Protocolo.

Art. 26 O encaminhamento de processos deverá ser feito diretamente à Unidade competente para exarar a informação ou despacho.

Art. 27 Os processos deverão ser arquivados no órgão/unidade onde se efetivar a sua conclusão, salvo aqueles que venham instruídos para atenderem a outro procedimento.

Art. 28 Além do controle de tramitação física deverão ser realizados todos os procedimentos de tramite dos processos por meio eletrônico no Sistema de Controle de Protocolo, sistema oficial de Gestão de Processos.

Art. 28 Todos os setores pelo qual o processo tramitar, deverão obrigatoriamente dar a entrada e saída no processo, a fim de subsidiar futuras buscas quanto ao andamento do Processo.

Capítulo XI

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 30 Esta Instrução Normativa deverá ser atualizada sempre que fatores organizacionais, legais ou técnicos assim o exigirem.

Art. 31 A sistemática aqui definida deverá ser adotada uniformemente em toda a Administração Direta do Poder Executivo, não se admitindo quaisquer controles em desacordo com a presente Instrução Normativa.

Art. 32 Os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento poderão ser obtidos junto a Unidade Responsável.

Art. 33 O Controle interno, por sua vez, através de procedimentos de auditoria interna, aferirá a fiel observância dos dispositivos desta Instrução Normativa a serem cumpridas pela Unidade Responsável e pelas Unidades Executoras da estrutura administrativa da Prefeitura Municipal de Chapada dos Guimarães.

Art. 34 A inobservância das normas estabelecidas nesta Instrução Normativa pelos agentes públicos acarretará instauração de processo administrativo para apurar responsabilidade conforme rege o Estatuto do Servidor Público.

Art. 35 Por estarem de acordo, firma a presente instrução normativa para todos os efeitos legais.

Art. 36 Esta Instrução Normativa entra em vigor a partir da data de sua publicação.

Chapada dos Guimarães-MT, 17 de agosto de 2018.

Michele Karoline Santana Ferreira

Secretária Municipal de Administração

Giovane Maria Freitas Ferreira

Controladora Interna

Thelma Pimentel Figueiredo de Oliveira

Prefeitura Municipal de Chapada dos Guimarães

ANEXO I

TERMO DE REGULARIZAÇAO DE ERRO DE JUNÇÃO ( ) foram corrigidas as numerações das folhas __ a __. ( ) falta a folha nº ­­__, sendo que a sequência não prejudica a decisão final do processo. ___________ ____________________________ Data Carimbo e assinatura do responsável

ANEXO II

TERMO DE REGULARIZAÇAO DE ERRO DEJUNÇÃO ( ) foram corrigidas as numerações das folhas __ a __. ( ) falta a folha nº ­­__, sendo que a sequência não prejudica a decisão final do processo. ___________ ____________________________ Data Carimbo e assinatura do responsável

ANEXO III

TERMO DE REGULARIZAÇAO DE ERRO DE AUTUAÇÃO ( ) foram corrigidas as numerações das folhas __ a __. ( ) falta a folha nº ­­__, sendo que a sequência não prejudica a decisão final do processo. ___________ ___________________________ Data Carimbo e assinatura do responsável

ANEXO IV

TERMO DE JUNTADA DE PROCESSO

Nesta data o Processo nº ___________________ foi juntado ao Processo nº________________

Fica extinto o primeiro processo, sendo suas folhas renumeradas em continuação ao processo ao qual foi juntado.

Devolvido ao protocolo em assinatura do responsável

ANEXO V

TERMO DE JUSTIFICATIVA DE DEVOLUÇÃO PREFEITURA MUNICIPAL DE CHAPADA DOS GUIMARÃES Órgão: ______________________________ ( ) Equívoco na entrega ( ) Não localizado ( ) Mudou-se ( ) Outros ______________________________ devolvido ao protocolo em assinatura do responsável ______________________________

ANEXO VI

TERMO DE REATIVAÇÃO DE PROCESSO Processo nº ______________________________ Atendendo ao requerimento de(o) ______________________________ ______________________________(Quem requereu). DESARQUIVE-SE. Local/Data _____________________/_____/_____ Carimbo e assinatura do responsável

ANEXO VII

MODELO DE REQUERIMENTO PADRÃO

REQUERIMENTO DO SERVIDOR Eu,______________________________, abaixo assinado, matrícula____________ Cargo ______________________________, Secretaria ______________________________, portador (a) do RG:______________________________, expedido pela ___­­______/_____, CPF:___________________, Telefone fixo________________, Celular_________________, residente no endereço*______________________________, Bairro:_______________________________, Cidade________________________________, CEP: _____________________ E-mail ______________________________ Venho mui respeitosamente à presença de V.S.ª requerer; ________________________________________________________________________________________________________________________ Nestes Termos Pede deferimento, Chapada dos Guimarães – MT, ______ de ______________ de __________ ______________________________ Assinatura do Requerente

* Caso resida fora do Município de Chapada dos Guimarães, informar o endereço.

ANEXO VIII

MODELO DE GUIA DE TRAMITAÇÃO

PROTOCOLO GERAL

DESTINATÁRIO :

N°	Nº Processo	Requerente	Data de Envio	Assunto

DATA DO RECEBIMENTO _____/______/_______ RECEBIMENTO (POR FAVOR, ASSINAR POR EXTENSO):______________________________

ANEXO VX

MODELO PADRÃO DE CAPA DE PROCESSO

PROTOCOLO Nº:

INTERESSADO:

ASSUNTO:

JUNTADA

Nº DO PROCESSO	DATA DA JUNTADA	JUNTADA TIPO
		( ) ANEXAÇÃO	( ) APENSAÇÃO
		( ) ANEXAÇÃO	( ) APENSAÇÃO
		( ) ANEXAÇÃO	( ) APENSAÇÃO
		( ) ANEXAÇÃO	( ) APENSAÇÃO

DOCUMENTAÇÃO ANEXADA

NÃO ENVIE PROCESSO SEM NÚMERO DE PROTOCOLO

*O modelo deverá ser respeitado na integra, incluindo as suas cores.

Somente será permitido mudar a logo acima, para a logo da Secretaria.

32 cm de altura x 23,5 comprimento

ANEXO VX

MODELO PADRÃO DE CAPA DE PROCESSO

PROTOCOLO Nº
MODALIDADE:	Nº:
SECRETARIA SOLICITANTE:
OBJETO:

JUNTADA

Nº DO PROCESSO	DATA DA JUNTADA	JUNTADA TIPO
		( ) ANEXAÇÃO	( ) APENSAÇÃO
		( ) ANEXAÇÃO	( ) APENSAÇÃO
		( ) ANEXAÇÃO	( ) APENSAÇÃO
		( ) ANEXAÇÃO	( ) APENSAÇÃO

DOCUMENTAÇÃO ANEXADA

NÃO ENVIE PROCESSO SEM NÚMERO DE PROTOCOLO

*O modelo deverá ser respeitado na integra, incluindo as suas cores.

Somente será permitido mudar a logo acima, para a logo da Secretaria.

32 cm de altura x 23,5 comprimento