VERSÃO: 001/2018

DATA DA VIGÊNCIA: 29/10/2018

ASSUNTO: Disciplina sobre os procedimentos gerais para Compras, seja através de Licitação, Registro de Preço, Compra Direta, Processo de Dispensa ou Inexigibilidade, bem como o procedimento para solicitação de Termo Aditivo e dá outras providências.

SETORES ENVOLVIDOS: Todos os Setores da Administração Municipal.

A Controladoria Interna do Município de Ponte Branca, Estado de Mato Grosso, no uso das atribuições que lhe confere a Lei Municipal n° 391/2009, Decreto nº 055/2009, com fundamento na Lei Federal nº. 8.666, de 21 de junho de 1993;

RESOLVE:

Estabelecer normas e procedimentos gerais para disciplinar sobre os procedimentos gerais para compras, seja através de licitação, registro de preço, compra direta, processo de dispensa ou inexigibilidade, bem como o procedimento para solicitação de termo aditivo no âmbito do Poder Executivo do Município de Ponte Branca.

1. DOS OBJETIVOS

1.1 - DAS DISPOSIÇÕES INICIAIS

1.1.2 - As ações dos agentes públicos devem obedecer aos princípios constitucionais da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade, eficácia e eficiência.

1.1.3 - A Lei Federal n° 8.666, de 21 de junho de 1993 estabelece procedimentos rígidos para os processos de licitação e contratos Administrativos.

1.1.4 - É necessária a padronização e normatização das licitações, compras, contratações e termos aditivos aos contratos no âmbito do Poder Executivo Municipal, de forma a orientar os órgãos da Administração Pública Municipal para a correta observância acerca das regras gerais para a solicitação da realização de procedimentos gerais para compras.

1.1.5 - Cada órgão da Administração Pública deverá planejar, com antecipação, suas compras para o ano vigente, conforme normas estabelecidas nesta Instrução Normativa.

2. DAS COMPRAS

2.1 - As compras a serem efetuadas por todos os departamentos da Prefeitura serão realizadas de forma centralizada, pelo Departamento de Compras, Licitação e Contratos, a quem terá exclusivamente a responsabilidade indelegável.

2.1.1 – Cada servidor responsável em seus respectivos departamentos, quando solicitarem materiais, bens ou serviços, ou ainda, realização de obras e engenharia e ou reformas, deverão dirigir ao Departamento de Compras que tomará as devidas providencias.

2.1.2 – Não será admitido, no âmbito da Prefeitura Municipal de Ponte Branca, servidor comprar em nome da Prefeitura, sem antes da realização do processo de compra, sob pena que vai desde advertência à perda do cargo público.

2.1.3 – Qualquer compra realizada no comércio local ou fora do município por servidor que não seja do Departamento de Compras, Licitações e Contratos, será nula e não será objeto de formalização do processo de compra, devendo o fornecedor que vendeu se dirigir ao servidor que adquiriu de forma errônea, cabendo a ele o ônus e a total responsabilidade pela compra.

2.1.4 – Se, determinado funcionário efetuar uma compra em qualquer fornecedor e determinar ou portar em mãos, fax de Notas Fiscais, ou qualquer outro documento que caracteriza compra antecipada, sem o conhecimento do Departamento de Compras, o servidor deverá ser advertido, podendo perder o cargo ou função pública.

2.2 – Os materiais de consumos caracterizam-se por produtos utilizados pelo órgão público de forma eventual e aleatória.

2.3 – Os produtos considerados de utilização permanente, como material de higiene, limpeza, expediente, suprimentos de informática, não podem ser adquiridos por meio de compra direta.

2.4 – Para aquisição de produtos, através de dispensa por limite de valor, o órgão administrativo deverá respeitar os seguintes procedimentos:

2.4.1 – Preencher a Requisição Interna com os respectivos materiais ou serviços pretendidos e enviar para o Departamento de Compras, observando o mais alto grau de especificação e constantes no Cadastro Geral de Produtos, para que este proceda ou não a efetivação da respectiva compra.

2.4.2 – Quando o produto a ser solicitado, não constar ou não for igual ao relacionado no Cadastro Geral de Produtos, favor solicitar alteração conforme a necessidade do Órgão, diretamente ao Departamento de Compras e Licitações;

2.4.3 – O produto a ser cadastrado deverá conter: especificação completa:

2.4.3.1 – cadeira: fixa com encosto e assento confeccionados em compensado, tipo secretaria, revestida em vinil;

2.4.3.2 - toner e cartuchos: para impressora, tipo código do produto do fabricante, citar produto original ou reciclado; e assim todos devem estar perfeitamente caracterizados.

2.4.4 - As requisições deverão estar separadas em solicitações diferentes para cada grupo de materiais de consumo: limpeza, gêneros alimentícios, peças para veículos, material de construção, material de pintura etc. ou material permanente, móveis, equipamentos diversos; ou seja separar os materiais para cada um dos grupos acima citado;

2.4.5 - O Departamento de Compras, Licitações e Contratos buscará realizar as cotações entre as empresas cadastradas no Cadastro de Fornecedores da Prefeitura Municipal de Ponte Branca, verificando ainda, se há a necessidade da realização de Processo Licitatório, devendo escolher a modalidade adequada, na forma da Lei de Licitações.

2.4.6 – O Departamento de Compras e Licitação deverá exigir, da empresa, a Certidão Negativa de Débitos Municipais ou Certidão Positiva com efeito negativo, de modo a verificar se a mesma não está em débito com o município, junto ao Departamento de Tributos. Caso ela tenha algum débito, não poderá fornecer o material, ou prestar o serviço, além da Certidão Negativa junto ao Instituto Nacional de Serviço Social – INSS e Certidão Negativa junto à Caixa Econômica Federal, referente ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço – FGTS.

2.5 - Para contratação de serviços, através de dispensa por limite de valor, o órgão administrativo deverá respeitar os seguintes procedimentos:

2.5.1 - Preencher o memorando para solicitar as contratações dos serviços, conforme modelo no Sistema de Software utilizado para geração de dados Licitatórios, especificando com detalhes o serviço a ser executado ou o material a ser adquirido;

2.5.2 - Ao fazer contato com o fornecedor para cotação, verificar com o mesmo se tem nota fiscal de serviço ou venda;

2.5.3 - Verificar através do CNPJ da empresa se a mesma não está em débito com o município, junto ao setor de arrecadação da Secretaria de Finanças. Caso ela tenha algum débito, não poderá ser contratada.

2.6 - O valor do produto ou serviço deverá vir acompanhado de, no mínimo, 03 (três) orçamentos para cada item, devidamente comprovados através de documento escrito, com a identificação da empresa. Razão social, Endereço, Telefone, CNPJ, anexado a solicitação de compra ou serviços;

2.6.1 - Nos casos de compra direta, informar também o nome e número do Banco, número agência e Conta corrente do fornecedor selecionado no orçamento.

2.7 - O orçamento é uma peça fundamental de todo processo, por isso deverá ser bem elaborado, uma vez que, poderá prejudicar todo o resultado do certame e a seriedade e legalidade do mesmo.

2.7.1 - A solicitação do orçamento, em virtude da resistência em cota de preço no mercado, deverá ser apresentada de forma organizada, ou seja, em uma planilha contendo o item, quantidade, unidade, especificação detalhada do objeto, local para o preço unitário e para o preço total do item.

2.7.2 - Também deverão ser prestados todas as informações que serão exigidas do futuro fornecedor, como prazo de pagamento, local de entrega, forma de entrega, responsabilidade por montagem, funcionamento, testes, treinamento, garantia e demais necessárias à confecção de um bom orçamento.

2.7.3 - Cabe revisão dos conceitos, caso seja observados preços muito diferentes para o mesmo objeto.

2.8 - Toda e qualquer aquisição ou contratação, obrigatoriamente, deverá vir acompanhada de justificativa bem fundamentada, descriminando a razão, a necessidade e a finalidade da compra ou contratação.

2.9 - Os processos deverão estar formalizados antes da aquisição do material e da contratação de serviços antes da data do evento.

2.10 - O empenho somente será realizado após aprovação do processo de aquisição de material ou contratação de serviços pela Secretaria de administração e apresentação da nota fiscal.

2.10.1 - O responsável atestará o recebimento do material ou serviço através do carimbo e assinatura, no verso da nota fiscal, do Secretário que solicitou a compra e, remeterá a mesma ao Departamento de Contabilidade para efetuar o empenho e Tesouraria para realização do pagamento.

2.11 - No caso de compras adquiridas com verbas provenientes de convênios, as mesmas deverão ser encaminhadas com antecedência para empenhar, de forma a respeitar os prazos legais.

2.12 – O prazo mínimo previsto para trâmite interno do processo de compra direta é de 05 (cinco) dias.

3. REGISTRO DE PREÇO

3.1 - Para aquisição de produtos através do registro de preço será necessário o integral cumprimento do item 3.2 e 3.2.1.

3.2 - A Solicitação para aquisição de produtos, após a finalização do processo licitatório, deverá respeitar os seguintes procedimentos:

3.2.1 - Preencher a requisição interna, utilizando somente os produtos constantes no relatório de itens adjudicados, lembrando que para cada solicitação deverá haver somente um fornecedor;

4. DAS SOLICITAÇÕES PARA ABERTURA DE PROCESSO LICITATÓRIO

4.1 - A solicitação para realização de Processo Licitatório será precedida por uma comunicação interna ou memorando endereçado à Secretaria de Administração, especificamente ao Setor de Compras e Licitações, devidamente assinado pelo Secretário solicitante, com o Termo de Referência também devidamente assinado, contendo todas as informações necessárias para a devida execução do processo, além do anexo dos orçamentos efetuados junto ao mercado e todos os arquivos eletrônicos (Pen drive, CD ou email), projeto básico no caso de obra e planilha orçamentária.

4.2 - É importante ressaltar a necessidade de ser indicada a dotação orçamentária e reserva de saldo no valor total do contrato a ser efetivado.

4.2.1 - O valor de cada item e o valor global do processo deverá ser sempre o valor médio dos orçamentos apresentados.

5. DA DISPENSA E INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO

5.1 - A contratação de pessoa jurídica para prestação de serviços ou fornecimento de bens para o Município de Ponte Branca, quando não precisar de licitação, deverá respeitar os seguintes procedimentos:

5.1.1 - Justificar a necessidade do serviço ou material;

5.1.2 - Apontar o motivo que torna sem necessidade a realização da licitação, conforme preceituam os artigos 24 e 25 da Lei n° 8.666, de 21 de junho de 1993;

5.1.3 - Informar a empresa ou organização que será contratada;

5.1.4 - Determinar o período da contratação;

5.1.5 - Providenciar, através da Secretaria, 03 (três) laudos com o devido orçamento que comprove que o serviço/objeto estará sendo adquirido no valor de mercado;

5.1.6 - Determinar o valor da contratação, informando a dotação e a reserva de saldo, anexando o formulário fornecido pelo Departamento de Contabilidade;

5.1.7 - Solicitar a seguinte documentação devidamente autenticada à empresa:

5.1.7.1 - Identificação do responsável pela assinatura do contrato, proprietário da empresa, diretor, gerente ou qualquer outra pessoa com procuração especial;

5.1.7.2 - carteira de identidade e CPF do responsável;

5.1.7.3 - comprovante de residência;

5.1.7.4 - Contrato ou estatuto social da empresa ou organização;

5.1.7.5 - Certidão Negativa de débitos municipais, ou Certidão Positiva, com efeito, de negativa;

5.1.7.6 - Certidão Negativa de débitos estaduais, ou Certidão Positiva, com efeito, de negativa;

5.1.7.7 - Certidão Negativa de débitos junto a Receita Federal, ou Certidão Positiva, com efeito, de negativa;

5.1.7.8 - Certidão Negativa junto ao INSS;

5.1.7.9 - Certidão Negativa junto à Caixa Econômica Federal, referente ao FGTS.

5.2 - A contratação de pessoa física para prestação de serviços ou fornecimento de bens para o Município de Ponte Branca, quando não precisar de licitação, deverá respeitar os seguintes procedimentos:

5.2.1 - Justificar a necessidade do serviço ou material;

5.2.2 - Apontar o motivo que torna sem necessidade a realização da licitação, conforme preceituam os artigos 24 e 25 da Lei n° 8.666, de 21 de junho de 1993;

5.2.2.1 - Informar a pessoa física que será contratada

5.2.2.2 - Determinar o período da contratação;

5.2.2.3 – Providenciar, através da Secretaria, 03 (três) laudos com o devido orçamento que comprove que o serviço/objeto estará sendo adquirido no valor de mercado;

5.2.2.4 - Determinar o valor da contratação, informando a dotação e a reserva de saldo;

5.2.2.5 - Solicitar a seguinte documentação devidamente autenticada à pessoa física:

5.2.2.5.1 - Identificação do responsável pela assinatura do contrato.

5.2.2.5.2 - carteira de identidade e CPF do responsável;

5.2.2.5.3 - comprovante de residência;

5.2.2.5.4 - Certidão Negativa de débitos municipais, ou Certidão Positiva com efeito de negativa.

5.2.2.5.5 - Comprovante de Inscrição no PIS ou PASEP;

5.3 - As referidas informações deverão obrigatoriamente ser anexadas ao processo pelo Departamento de Compras e Licitação.

5.4 - A locação de imóveis para uso de órgãos do Município de Ponte Branca, quando necessário, deverá respeitar os seguintes procedimentos:

5.4.1 - Selecionar o imóvel pretendido;

5.4.2 - Acertar o valor do aluguel e período de locação;

5.4.3 - Solicitar laudo da Secretaria de Obras, Viação e Serviços Urbanos sobre o referido imóvel;

5.4.4 - Solicitar 3 (três) laudos com o devido orçamento de imobiliárias;

5.5 - No caso do proprietário do Imóvel ser pessoa física, exigir-se-á os seguintes documentos:

5.5.1 - Identificação do responsável pelo imóvel carteira de identidade, CPF, comprovante de residência;

5.5.2 – Certidão Negativa de débitos municipais, ou Certidão Positiva com efeito de negativa;

5.5.3 - Escritura ou contrato do imóvel;

5.5.4 - Matrícula ATUALIZADA do imóvel.

5.6 - No caso do proprietário do Imóvel ser pessoa jurídica, exigir-se-á os seguintes documentos:

5.6.1 - Identificação do responsável pela organização carteira de identidade, CPF, comprovante de residência;

5.6.2 -Estatuto ou Contrato Social da organização;

5.6.3 - Certidão Negativa de débitos municipais, ou Certidão Positiva com efeito de negativa;

5.6.4 - Escritura do imóvel;

5.7 - As referidas informações deverão, obrigatoriamente, ser anexadas a comunicação interna/memorando endereçado ao Setor de Licitações e

Contratos, devidamente assinado pelo Secretário da Secretaria solicitante, juntamente com os seguintes termos:

5.7.1 - Solicitar a locação do imóvel escolhido, com o seu devido endereço completo;

5.7.2 - Justificar a escolha daquele imóvel e justificar o motivo pelo qual estão efetuando a locação do imóvel;

5.7.3 - Informar a pessoa que irá assinar o contrato, proprietário do imóvel ou, no caso de empresa, responsável pela assinatura do contrato proprietário da empresa, diretor, gerente ou qualquer outra pessoa com procuração especial, com carteira de identidade, CPF, comprovante de residência;

5.7.3.1 - Identificar a dotação orçamentária com a devida reserva de saldo no valor total do contrato;

5.7.3.2 - Identificar o período em que será realizada a locação;

5.7.3.2.1 - O envio de processo licitatório sem os devidos documentos acarretará a devolução do mesmo para a Secretaria interessada para instrução do processo.

5.7.3.2.2 - Caso haja qualquer informação a ser adicionada para a elaboração do contrato, esta deverá constar também no memorando.

6. DO TERMO ADITIVO AOS CONTRATOS

6.1 - A solicitação de Termo Aditivo ao Contrato deverá ser precedida de comunicação Interna ou memorando endereçado ao Departamento de Compras e Licitação, especificamente ao Setor de Licitações e Contratos, devidamente assinado pelo Secretário solicitante, com as seguintes informações gerais:

6.1.1 – Justificativa da necessidade da realização do aditivo;

6.1.2 - Quantificação do período a acrescentar ou suprimir ao contrato original, se for o caso;

6.1.3 - Cópia da emissão de Ordem de Serviço, quando houver;

6.1.4 – Informação do valor que será acrescentado ou suprimido ao contrato com a realização do aditivo;

6.1.5 – Informação da dotação orçamentária e a reserva de saldo no valor total do acréscimo referente ao aditivo, se for o caso;

6.1.6 - Solicitação da seguinte documentação devidamente autenticada ao contratado quando pessoa jurídica:

6.1.6.1 - Certidão Negativa de débitos municipais, ou Certidão Positiva com efeito de negativa;

6.1.6.2 - Certidão Negativa de débitos estaduais, ou Certidão Positiva com efeito de negativa;

6.1.6.3 - Certidão Negativa de débitos federais, junto a Receita Federal;

6.1.6.4 - Certidão Negativa junto ao Instituto Nacional de Serviço Social INSS;

6.1.6.5 - Certidão Negativa junto à Caixa Econômica Federal, referente ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço FGTS.

6.1.6.6 - Solicitação da seguinte documentação devidamente autenticada ao contratado quando pessoa física:

6.1.6.6.1 - Identificação do responsável pela assinatura do contrato.

6.1.6.6.2 - carteira de identidade e CPF do responsável;

6.1.6.6.3 - comprovante de residência;

6.1.6.6.4 - Certidão Negativa de débitos municipais, ou Certidão Positiva com efeito de negativa.

6.1.6.6.4.1 - Caso haja qualquer informação a ser adicionada para a elaboração do contrato, esta deverá constar também no memorando.

7. DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

7.1 - A aquisição de produtos/serviços sem a observância do processo licitatório é considerado infração passível de improbidade administrativa, além de crime de responsabilidade, tipificado no artigo 1º, XI, do Decreto Lei nº. 201/1967.

7.2 - A Lei Complementar Nº 101 de 04 de maio de 2.000 Lei de Responsabilidade Fiscal, impôs a necessidade de planejamento na execução de ações governamentais, atendendo ao princípio da eficiência expresso no caput do artigo 37 da Constituição Federal.

7.3 - Todos os pedidos, em regra, referentes a esta Instrução Normativa, deverão ser endereçados ao Departamento de Compras e Licitações, Secretaria de Administração, PASSANDO PELO PROTOCOLO GERAL.

7.4 - Cabe à Secretaria de Administração e ao Departamento de Compras e Licitação esclarecer quaisquer dúvidas e informar oficialmente às demais unidades envolvidas sobre o procedimento a ser adotado nos casos não previstos nesta Instrução Normativa.

7.5 - Revogam-se as demais normas contrárias referentes ao tema abordado por esta Instrução Normativa.

7.6 - Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Ponte Branca - MT, em 29 de Outubro de 2.018

Eurlete Nogueira Martins

Controladora Interna

CPF: 794.489.171-04

Homologado pelo Senhor Prefeito em: 29/10/2018.

HUMBERTO LUIZ NOGUEIRA DE MENEZES

Prefeito Municipal

Gestão 2017/2020