EMENTA: HOMOLOGA A INSTRUÇÃO NORMATIVA SCP Nº 005/2019, QUE DISPÕE SOBRE ROTINAS DE TRABALHO A SEREM OBSERVADAS PELO SETOR DE COMPRAS PÚBLICAS.

JUVENAL ALEXANDRE DA SILVA, PREFEITO DO MUNICÍPIO DE NOVA MARILÂNDIA, ESTADO DE MATO GROSSO, NO USO DE SUAS ATRIBUIÇÕES LEGAIS, CONSOANTE AS NORMAS DE DIREITO PÚBLICO E NA FORMA DA LEI,

D E C R E T A:

Art. 1º - As manutenções preventivas e corretivas do Sistema de Compras Públicas obedecerão aos critérios e formatação definidos na Instrução Normativa nº 007/2019, aprovada por este decreto.

Art. 2°- Os órgãos e entidades da administração indireta, como unidades executoras do Sistema de Controle Interno, sujeitam-se, no que couber, à observância das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle estabelecidos através de Instruções Normativas confeccionadas pela Unidade de Controle Interno e pela Unidade de Educação e aprovadas pelo Prefeito Municipal.

Art. 3º - Caberá à Unidade de Controle Interno - UCI - prestar os esclarecimentos e orientações a respeito da aplicação dos dispositivos deste decreto.

Art. 4º – Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário.

Registre–se e publique–se, na data supra, na forma da lei.

PAÇO MUNICIPAL DE NOVA MARILÂNDIA-MT, AOS 31 DE JANEIRO DE 2019.

JUVENAL ALEXANDRE DA SILVA

PREFEITO MUNICIPAL

Registrado e publicado, na data supra, na forma da lei.

SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRAÇÃO

INSTRUÇÃO NORMATIVA SC - SISTEMA DE COMPRAS PÚBLICAS 007/2019, DE 31 DE JANEIRO DE 2019.

“DISPÕE SOBRE OS PROCEDIMENTOS PARA PESQUISA DE PREÇOS REFERENCIAIS PARA AS COMPRAS PÚBLICAS ESTABELECENDO ROTINAS NO ÂMBITO DO PODER EXECUTIVO DO MUNICÍPIO DE NOVA MARILÂNDIA-MT.”

Versão: 01

Aprovação em: 31 de Janeiro de 2019

Ato de Aprovação: Decreto nº 007/2019 de 31 de Janeiro de 2019

Unidade Responsável: Secretaria Municipal de Fazenda (Setor de Compras Públicas).

CAPÍTULO I

DA FINALIDADE

Art.1º- Esta Instrução Normativa estabelece procedimentos administrativos para realização de pesquisa de preços referenciais para compras no âmbito do Poder Executivo Municipal de Nova Marilândia/MT.

CAPÍTULO II

DA ABRANGÊNCIA

Art.2º- Abrange todas as unidades executoras do Poder Executivo do Município Nova Marilândia/MT.

CAPÍTULO III

DO CONCEITO

Art. 3º. Para os fins desta Instrução Normativa considera-se:

I. Compra: toda aquisição remunerada de bens

II. Pesquisa de preços: procedimento que estabelece o preço de referência, incluindo priorização, coleta, validação, crítica e análise de preços disponíveis, para permitir avaliação justa e realista da compra.

III. Especificação do objeto: representação sucinta de um conjunto de requisitos a serem satisfeitos por um produto, contemplando o procedimento por meio do qual se possa determinar o atendimento aos requisitos estabelecidos.

IV. Fonte de referência: onde estão disponíveis dados sobre preços praticados no mercado.

V. Mercado: conjunto de fornecedores em potencial do objeto pretendido na compra.

VI. Pesquisa de mercado: verificação das condições específicas do mercado conforme o objeto pretendido: especificação, marcas, qualidade, desempenho, prazos, garantia.

VII. Demandante: unidade administrativa responsável por identificar e justificar a necessidade do objeto, sua especificação e preço de referência preliminar.

VIII. Setor de compras: unidade administrativa especializada, que processa as compras.

IX. Orçamentista: servidor especializado do setor de compras, responsável por avaliar a especificação e refinar a pesquisa preliminar do demandante, definindo o preço de referência.

X. Unidade de fornecimento: menor unidade de compra fornecida usualmente no mercado, considerando a embalagem primária, definida por unidade, comprimido, frasco, ampola, seguidas pelo volume ou peso, conforme a apresentação. Desconsidera embalagens secundárias, como caixa, fardo, pacote.

XI. Preço de mercado: preço corrente na praça pesquisada.

XII. Preço praticado: preço que a Administração Pública paga em suas compras.

XIII. Preço registrado: preço constante do Sistema de Registro de Preços.

XIV. Preço de referência: parâmetro obrigatório para julgar a compra, obtido por meio da pesquisa de preços, com base no conceito de “cesta de preços aceitáveis” e tratamento crítico dos dados. Sinônimos: preço estimado, orçamento, valor orçado, valor de referência, valor estimado.

XV. Preço máximo: parâmetro facultativo, que limita a aceitação de propostas. Se definido, sua divulgação é obrigatória no edital.

CAPÍTULO IV

DA BASE LEGAL

Art.4º- A presente Instrução Normativa integra o conjunto de ações, de responsabilidade da Secretaria Municipal de Fazenda, por intermédio do Setor de Compras, no sentido da implementação do Sistema de Controle Interno do Município, sobre o qual dispõem os artigos 31, 70 e 74 da Constituição Federal, artigos 129” x”,131,186 da Constituição Estadual, Lei Complementar nº 10.534/07, Lei Municipal 465/2007 (Lei que dispõe sobre o Sistema de Controle Interno do Município). Visando atender ainda a Lei Federal nº 8.666/93, Lei Federal nº 10.520/2002, Decreto Federal nº 7.892/13, Lei Complementar Federal nº 123/2006, e demais legislações pertinentes à matéria.

CAPÍTULO V

INSTRUÇÃO NORMATIVA

Art.5º- Documento que estabelece os procedimentos a serem adotados objetivando a padronização na execução de atividades e rotinas de trabalho.

CAPÍTULO VI

DAS RESPONSABILIDADES

Art. 6º- Da Unidade Responsável pela Instrução Normativa:

I. Promover discussões técnicas com as unidades executoras e com a unidade responsável pela coordenação do controle interno, para definir as rotinas de trabalho identificar os pontos de controle e respectivos procedimentos de controle, objetos da Instrução Normativa a ser elaborada; II. obter a aprovação da Instrução Normativa, após submetê-la à apreciação da unidade de controle interno e promover sua divulgação e implantação; III. manter atualizada, orientar as áreas executoras e supervisionar a aplicação da Instrução Normativa.

Art. 7º- Da Unidade Responsável pela Coordenação do Controle Interno:

I. prestar o apoio técnico na fase de elaboração das Instruções Normativas e em suas atualizações, em especial no que tange à identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle; II. através da atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes a cada sistema administrativo, propondo alterações nas Instruções Normativas para aprimoramento dos controles ou mesmo a implantação de novas Instruções Normativas; III. organizar e manter atualizado o manual de procedimentos, em meio documental e/ou em base de dados, de forma que contenha sempre a versão vigente de cada Instrução Normativa.

Art. 8º- Compete ao demandante:

I. Identificar e justificar a necessidade do objeto a partir de planejamento adequado

II. Especificar o objeto e todas as condições de fornecimento com base em parâmetros de padronização e pesquisa de mercado

III. Realizar pesquisa de preços preliminar

IV. Informar ao setor de compras indícios de desatualização dos preços registrados

Art. 9º- Compete ao orçamentista:

I. Receber e avaliar as solicitações do demandante;

II. Zelar pela definição de especificações adequadas, suficientes e sem direcionamento;

III. Pautar-se pela padronização e eficiência das compras;

IV. Assegurar prioridade da pesquisa de preços proporcional à materialidade dos bens;

V. Realizar a pesquisa de preços com a máxima amplitude de fontes, conforme a prioridade;

VI. Definir o preço de referência, formalizando o processo de pesquisa de preços;

Art. 10º- Compete ao chefe do setor de compras:

I. Orientar e garantir o cumprimento desta instrução normativa

II. Supervisionar e fiscalizar a pesquisa de preços

Art. 11º- Compete à comissão de licitação ou ao pregoeiro:

I. Avaliar a formalização do processo de pesquisa de preços

II. Submeter ao chefe do setor de compras eventuais dúvidas sobre a credibilidade dos preços de referência

III. Processar a licitação com base no preço de referência

Art. 12º- Compete ao ordenador de despesas:

I. Ratificar a justificativa e especificação do demandante, inclusive quanto ao preço preliminar

II. Autorizar o processamento da compra

III. Ao homologar a compra, exercer juízo crítico quanto ao processo e critérios técnicos adotados para definição do preço de referência e do preço homologado

CAPÍTULO VII

DOS PROCEDIMENTOS

SEÇÃO I

DA ESPECIFICAÇÃO DO OBJETO

Art. 13º- A solicitação de compra formulada pelo demandante deve conter a especificação do objeto, contemplando todas as informações necessárias e suficientes, com nível de precisão adequado, para caracterizar o bem pretendido.

§ 1º. A especificação do objeto deve levar em conta, sempre que possível, os parâmetros de padronização da Prefeitura de Nova Marilândia-MT

§ 2º. A especificação do objeto será baseada em pesquisa de mercado, devidamente formalizada no processo de solicitação, de forma a identificar os fornecedores potenciais, condições usuais de fornecimento e pagamento, marcas e modelos disponíveis, prazos e métodos de entrega, embalagens, instalação, treinamento, garantia e outros aspectos que impactem na compreensão das condições de aquisição.

§ 3º. A estimativa de quantidades necessárias, inclusive em caso de registro de preços, será justificada no processo de solicitação mediante memória de cálculo fundamentada, levando em conta, especialmente, histórico de consumo, demandas reprimidas, expectativas de alteração na demanda futura, estoque atual, estatística de consumo médio, referências técnicas.

§ 4º. Solicitações de compras que envolvam conhecimento especializado, a exemplo de bens de informática, medicamentos, equipamentos laboratoriais, serão, obrigatoriamente, analisadas e validadas por técnico habilitado na área.

§ 5º. O orçamentista avaliará a solicitação do demandante e em caso de especificação inadequada do objeto, o processo será devolvido ao demandante para correção, informando as razões da devolução.

SEÇÃO II

DA PESQUISA DE PREÇOS PRELIMINAR

Art. 14º- Ao formular a solicitação de compra, o demandante deve, obrigatoriamente, especificar um preço de referência preliminar, devidamente justificado.

§ 1º. A pesquisa de preços preliminar poderá ser realizada de maneira simplificada, com base em uma única fonte, especialmente se for um preço praticado na Administração Pública.

§ 2º. O caráter preliminar dessa fase da pesquisa de preços não afasta o dever e a responsabilidade do demandante pela coerência das estimativas informadas, exigindo juízo crítico acerca da credibilidade das referências obtidas.

§ 3º. O demandante anexará ao processo de solicitação de compra os elementos que comprovem a pesquisa preliminar realizada, tais como e-mail ou fax recebido, orçamentos obtidos, página de Internet, publicações especializadas, fontes públicas consultadas.

§ 5º. Nos casos de compras por inexigibilidade, caberá ao demandante comprovar a adequação do preço aos parâmetros praticados em condições similares pelo fornecedor para outros clientes, especialmente outros órgãos públicos.

§ 6º. A pesquisa de preços preliminar se aplica também aos casos em que o demandante indique a carona em Atas de Registro de Preços de outros órgãos, devendo ficar comprovada a adequação do preço registrado em comparação com outras fontes de referência disponíveis.

§ 7º. Na impossibilidade justificada de obtenção do preço de referência preliminar pelo demandante, este poderá solicitar apoio ao setor especializado de compras para formalizar adequadamente a pesquisa de preços preliminar, sem a qual a solicitação de compra não poderá ser processada.

SEÇÃO III

DA CLASSIFICAÇÃO DE PRIORIDADES

Art. 15º- Considerando o princípio da eficiência previsto na Constituição Federal e a racionalidade administrativa dos controles conforme art. 14 do Decreto-Lei 200/1967, a metodologia empregada na pesquisa de preços levará em conta o risco da compra, baseado na sua relevância material.

§ 1º. No caso de compras com muitos itens, a exemplo de medicamentos e gêneros alimentícios, o rigor metodológico da pesquisa de preços poderá ser definido com base na aplicação da Curva ABC.

§ 2º. Aplicada a Curva ABC, os itens do grupo “A” receberão tratamento especial, mais rigoroso, com máxima amplitude de fontes pesquisadas e tratamento estatístico apropriado, enquanto o grupo “B” receberá tratamento intermediário e o grupo “C” será tratado de modo simplificado.

§ 3º. No caso de compras envolvendo até 10% do limite previsto para Dispensa de Licitação por pequeno valor (incisos I e II do art. 24 da Lei 8.666/93), a pesquisa de preços poderá ser realizada com uma única fonte de referência.

SEÇÃO IV

DAS FONTES DE REFERÊNCIA

Art. 16º- A pesquisa de preços será realizada considerando o conceito de “cesta de preços aceitáveis”, que envolve as seguintes fontes de referência:

I. preços registrados ou praticados na Prefeitura de Nova Marilândia-MT

II. preços registrados ou praticados em outros entes públicos

III. pesquisa em mídia especializada, sítios eletrônicos especializados ou de domínio amplo

IV. pesquisa com fornecedores

V. outras fontes, desde que devidamente detalhadas e justificadas.

§ 1º. Conforme diretriz do art. 15, V da Lei 8.666/93, serão priorizados os preços registrados ou praticados no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública.

§ 2º. Respeitada a classificação de prioridades conforme Art. 15 desta IN, a pesquisa de preços levará em conta o máximo de fontes de referências disponíveis, devendo ser justificado o uso de menos de três fontes diferentes, especialmente no caso de itens do grupo “A” da Curva ABC, caso aplicável.

§ 3º. Serão admitidas referências em vigência, assim como aquelas vigentes nos últimos 180 dias a contar da pesquisa de preços.

§ 4º. A adoção de prazo diferente do especificado no § 3º para aceitabilidade das referências dependerá de justificativa fundamentada no processo, que leve em conta, especialmente, as condições objetivas do mercado fornecedor no momento da pesquisa de preços.

§ 5º. Respeitada a classificação de prioridades conforme Art. 14 desta IN, a pesquisa de preços levará em conta potenciais efeitos de economia de escala e custos de transporte para avaliar a pertinência de fontes de referência obtidas, de maneira a priorizar as referências com maior similaridade de condições em relação à compra pretendida, justificando os casos em que não seja possível ou viável a obtenção de referenciais similares.

§ 6º. A pesquisa de preços com fornecedores levará em conta a seleção fundamentada de potenciais interessados, considerando a especialidade e a compatibilidade com o objeto e o volume da aquisição, sendo obrigatória a devida formalização (formulários preenchidos, pedidos realizados, respostas recebidas), podendo ser realizada presencialmente ou por meio remoto como e-mail e fax, contemplando prazo de resposta compatível com a complexidade do objeto a ser licitado, não inferior a cinco dias úteis.

§7º. A coleta de preços de fornecedores pode ser realizada diretamente nos estabelecimentos comerciais, mediante preenchimento de formulário apropriado que indique, no mínimo, o responsável pela coleta, local, data e hora do procedimento, descrição dos produtos verificados, incluindo, sempre que possível, fotografias das respectivas etiquetas de preço, com assinatura do responsável pela coleta.

§ 9º. A coleta de preços com fornecedores deve levar em conta a especificação completa do objeto, especialmente sua descrição, quantidades estimadas, prazos, locais e condições de fornecimento, condições de pagamento e outras informações que possam interferir na formação do preço.

§ 10º. No caso de fontes de referência disponíveis na Internet, tais como sítios especializados ou comércio eletrônico de domínio amplo, serão desconsiderados preços promocionais e considerados os custos de frete, assim como será devidamente formalizada a comprovação da pesquisa, juntado aos autos cópia da página pesquisada em que conste o preço, a descrição do bem, e a data da pesquisa.

§ 11º. Os comprovantes da pesquisa de preços poderão ser digitalizados em formato PDF e anexados em arquivo ao processo, desde que seja elaborado documento impresso descrevendo a metodologia empregada, as fontes obtidas e o nome dos respectivos arquivos digitalizados de comprovação, assinado pelo responsável pela pesquisa de preços.

§ 12º. A pesquisa de preços de referência nas aquisições públicas deve adotar amplitude e rigor metodológico proporcionais à materialidade da contratação e aos riscos envolvidos, não podendo se restringir à obtenção de 3 (três) orçamentos junto a potenciais fornecedores, mas deve considerar o seguinte conjunto (cesta) de preços aceitáveis: preços praticados na Administração Pública, como fonte prioritária; consultas em portais oficiais de referenciamento de preços e em mídias e sítios especializados de amplo domínio público; fornecedores; catálogos de fornecedores; analogia com compras/contratações realizadas por corporações privadas; outras fontes idôneas, desde que devidamente detalhadas e justificadas.

§ 13º. Pesquisas de preços que envolvam conhecimento especializado, a exemplo de bens de informática, medicamentos, equipamentos laboratoriais, serão, obrigatoriamente, analisadas e validadas por técnico habilitado na área.

SEÇÃO V

DO TRATAMENTO DOS DADOS

Art. 17º- Todas as referências de preço obtidas serão compiladas em planilha eletrônica do tipo Excel ou similar, contendo no mínimo, para cada referência obtida, a descrição da fonte, preço unitário e quantidade, recebendo tratamento estatístico para evitar a influência de valores distorcidos, a fim de definir o preço de referência aceitável.

§ 1º. Será adotada a MEDIANA como parâmetro estatístico para definição do preço de referência, considerando o entendimento do TCU no Acórdão nº 3.068/2010-Plenário e o fato de que esse critério reduz substancialmente a influência de valores discrepantes numa amostra, evitando, assim, distorções no cálculo do preço de referência, conforme determina o TCU nos Acórdãos 2.943/2013-P e 2.637/2015-P.

§ 2º. Respeitada a classificação de prioridades conforme Art. 14 desta IN, o grupo “A” poderá adotar o conceito de MEDIA SANEADA como critério para definição do preço de referência, entendido esse conceito como o seguinte:

I – Caso o conjunto de dados apresente Coeficiente de Variação (CV) menor ou igual a 25%, característica de uma amostra razoavelmente homogênea, o preço de referência será a média aritmética do conjunto.

II - Caso o CV seja maior que 25%, os valores acima do Limite Superior (Média+Desvio Padrão) e abaixo do Limite Inferior (Média - Desvio Padrão) devem ser eliminados, até que se obtenha um CV igual ou menor que 25%, quando, então, o preço de referência será a média aritmética do subconjunto.

SEÇÃO VI

DA FORMALIZAÇÃO PROCESSUAL

Art. 18º- Os documentos comprobatórios da pesquisa realizada, memória de cálculo, data de realização, descrição da metodologia, bem como eventuais justificativas motivadas e o responsável deverão constar de processo administrativo, que poderá ser formalizado em separado ou no mesmo processo da compra.

SEÇÃO VII

DO PRAZO DE REALIZAÇÃO

Art. 19º- A pesquisa de preços será realizada em, no máximo, 30 dias a partir do recebimento da solicitação de compra com especificação adequada do objeto.

SEÇÃO VIII

DA VALIDADE

Art. 20º- A pesquisa de preços terá validade de 6 meses a partir da sua conclusão, podendo ser utilizada em outras compras do mesmo objeto e compartilhada com outros órgãos públicos.

Parágrafo único. A validade da pesquisa dependerá de análise da volatilidade dos preços em função do tipo de produto ou variações significativas de mercado.

CAPÍTULO VIII

DAS CONSIDERAÇÕES FINAIS

Art.21º- A inobservância das tramitações e procedimentos de rotina estabelecidos nesta instrução normativa, sem prejuízo das orientações e exigências do TCE/MT relativas ao assunto, sujeitará os responsáveis às sanções legais cabíveis.

Art.22º-Esta Instrução Normativa deverá ser atualizada sempre que fatores organizacionais, legais ou técnicos assim o exigirem, bem como de manter o processo de melhoria contínua.

Art.23º- Os termos contidos nesta Instrução Normativa não eximem a observância das demais normas competentes, que deverão ser respeitadas.

Art. 24º- Os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento poderão ser obtidos junto à controladoria municipal que, por sua vez, através de procedimentos de checagem (visitas de rotinas) ou auditoria interna, aferirá a fiel observância de seus dispositivos por parte das diversas unidades da estrutura organizacional;

Art.25º- Caberá à Secretaria Municipal de Fazenda divulgar, cumprir e fazer cumprir as orientações contidas nesta Instrução Normativa.

Art.26º- Esta Instrução Normativa entrará em vigor 30 (trinta) dias após a sua publicação.

Nova Marilândia - MT, 31 de Janeiro de 2019

_________________________________________________________________

JUVENAL ALEXANDRE DA SILVA

Prefeito Municipal

SECRETARIA MUNICIPAL DE ADMINISTRAÇÃO