INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº. 025/2019 Versão: 01

Ato de aprovação: Decreto n.º 219 de 01 de abril de 2019

Unidade Responsável: Secretaria Municipal de Administração e Finanças.

Esta Instrução Dispõe sobre o procedimento administrativo para a realização de pesquisa de preços para a aquisição de bens e contratação de serviços em geral.

A Secretária Municipal de Administração e Finanças, responsável pelo setor administrativo de licitações e Contratos e no uso de suas atribuições legais pela Lei nº 540/2017 seção V, subseção II, e de acordo com Resolução de Consulta nº 20/2016 do TCE-MT e tendo como base a Instrução Normativa nº 5/2014 alterada pela Instrução Normativa nº 3/2017 do Ministério do Planejamento e Desenvolvimento e Gestão, Resolve:

Capítulo I DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Seção I Dos Princípios

Art. 1º Esta Instrução Normativa estabelece procedimentos administrativos para realização de pesquisa de preços referenciais para compras no âmbito do Poder Executivo Municipal de São Pedro da Cipa-MT.

Art. 2o A aquisição de bens da Administração Pública Municipal será necessariamente precedida de pesquisa de preços de referência.

Art. 3º A pesquisa de preços referenciais, será realizada em atendimento aos princípios básicos da legalidade, da probidade administrativa, da transparência e da eficiência.

Art. 4º Por princípio, as compras municipais devem balizar-se pelos preços praticados no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública.

Art. 5º Qualquer cidadão é parte legítima para impugnar preço de referência ou registrado, em razão de incompatibilidade com o preço vigente no mercado em condições similares.

Seção II

Dos Conceitos

Art. 6º Para fins desta IN entende-se como:

I – Compra: toda aquisição remunerada de bens

II – Pesquisa de preços: procedimento que estabelece o preço de referência, incluindo priorização, coleta, validação, crítica e análise de preços disponíveis, para permitir avaliação justa e realista da compra.

III - Especificação do objeto: representação sucinta de um conjunto de requisitos a serem satisfeitos por um produto, contemplando o procedimento por meio do qual se possa determinar o atendimento aos requisitos estabelecidos.

IV - Fonte de referência: onde estão disponíveis dados sobre preços praticados no mercado.

V - Mercado: conjunto de fornecedores em potencial do objeto pretendido na compra.

VI – Pesquisa de mercado: verificação das condições específicas do mercado conforme o objeto pretendido: especificação, marcas, qualidade, desempenho, prazos, garantia.

VII - Demandante: unidade administrativa responsável por identificar e justificar a necessidade do objeto, sua especificação e preço de referência preliminar.

VIII – Setor de compras: unidade administrativa especializada, que processa as compras.

IX – Orçamentista: servidor especializado do setor de compras, responsável por avaliar a especificação e refinar a pesquisa preliminar do demandante, definindo o preço de referência.

X - Unidade de fornecimento: menor unidade de compra fornecida usualmente no mercado, considerando a embalagem primária, definida por unidade, comprimido, frasco, ampola, seguidas pelo volume ou peso, conforme a apresentação. Desconsidera embalagens secundárias, como caixa, fardo, pacote.

XI - Preço de mercado: preço corrente na praça pesquisada.

XII - Preço praticado: preço que a Administração Pública paga em suas compras.

XIII - Preço registrado: preço constante do Sistema de Registro de Preços.

XIV - Preço de referência: parâmetro obrigatório para julgar a compra, obtido por meio da pesquisa de preços, com base no conceito de “cesta de preços aceitáveis” e tratamento crítico dos dados. Sinônimos: preço estimado, orçamento, valor orçado, valor de referência, valor estimado.

XV - Preço máximo: parâmetro facultativo, que limita a aceitação de propostas. Se definido, sua divulgação é obrigatória no edital.

Seção III

Das Responsabilidades

Art. 7º Compete ao demandante:

I – Identificar e justificar a necessidade do objeto a partir de planejamento adequado

II – Especificar o objeto e todas as condições de fornecimento com base em parâmetros de padronização e pesquisa de mercado

III – Realizar pesquisa de preços preliminar

IV – Informar ao setor de compras indícios de desatualização dos preços registrados

Art. 8º Compete ao orçamentista:

I – Receber e avaliar as solicitações do demandante;

II – Zelar pela definição de especificações adequadas, suficientes e sem direcionamento;

III – Pautar-se pela padronização e eficiência das compras;

IV – Assegurar prioridade da pesquisa de preços proporcional à materialidade dos bens;

V – Realizar a pesquisa de preços com a máxima amplitude de fontes, conforme a prioridade; e

VI – Definir o preço de referência, formalizando o processo de pesquisa de preços.

Art. 9º Compete ao chefe do setor de compras:

I - Orientar e garantir o cumprimento desta instrução normativa; e

II – Supervisionar e fiscalizar a pesquisa de preços.

Art. 10. Compete à comissão de licitação ou ao pregoeiro:

I – Avaliar a formalização do processo de pesquisa de preços;

II – Submeter ao chefe do setor de compras eventuais dúvidas sobre a credibilidade dos preços de referência; e

III - Processar a licitação com base no preço de referência.

Art. 11. Compete ao ordenador de despesas:

I - Ratificar a justificativa e especificação do demandante, inclusive quanto ao preço preliminar;

II - Autorizar o processamento da compra;

III – Ao homologar a compra, exercer juízo crítico quanto ao processo e critérios técnicos adotados para definição do preço de referência e do preço homologado.

Capítulo II DOS PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS

Seção I

Da Especificação do Objeto

Art. 12. A solicitação de compra formulada pelo demandante deve conter a especificação do objeto, contemplando todas as informações necessárias e suficientes, com nível de precisão adequado, para caracterizar o bem pretendido.

§ 1º. A especificação do objeto deve levar em conta, sempre que possível, os parâmetros de padronização da Prefeitura de São Pedro da Cipa.

§ 2º. A especificação do objeto será baseada em pesquisa de mercado, devidamente formalizada no processo de solicitação, de forma a identificar os fornecedores potenciais, condições usuais de fornecimento e pagamento, marcas e modelos disponíveis, prazos e métodos de entrega, embalagens, instalação, treinamento, garantia e outros aspectos que impactem na compreensão das condições de aquisição.

§ 3º. A estimativa de quantidades necessárias, inclusive em caso de registro de preços, será justificada no processo de solicitação mediante memória de cálculo fundamentada, levando em conta, especialmente, histórico de consumo, demandas reprimidas, expectativas de alteração na demanda futura, estoque atual, estatística de consumo médio, referências técnicas.

§ 4º. Solicitações de compras que envolvam conhecimento especializado, a exemplo de bens de informática, medicamentos, equipamentos laboratoriais, obras, e etc., serão, obrigatoriamente, analisadas e validadas por técnico habilitado na área, através de comissão composta por equipe técnica nomeada para auxilio da Comissão de Licitação e setor de compras conforme cada área.

§ 5º. O orçamentista avaliará a solicitação do demandante e em caso de especificação inadequada do objeto, o processo será devolvido ao demandante para correção, informando as razões da devolução.

Seção II

Da Pesquisa de Preços

Art. 13. Ao formular a solicitação de compra, o demandante deve, obrigatoriamente, especificar um preço de referência preliminar, devidamente justificado.

§ 1º. A pesquisa de preços preliminar poderá ser realizada de maneira simplificada, com base em uma única fonte, especialmente se for um preço praticado na Administração Pública.

§ 2º. O caráter preliminar dessa fase da pesquisa de preços não afasta o dever e a responsabilidade do demandante pela coerência das estimativas informadas, exigindo juízo crítico acerca da credibilidade das referências obtidas.

§ 3º. O demandante anexará ao processo de solicitação de compra os elementos que comprovem a pesquisa preliminar realizada, tais como e-mail ou fax recebido, orçamentos obtidos, página de Internet, publicações especializadas, fontes públicas consultadas.

§ 5º. Nos casos de compras por inexigibilidade, caberá ao demandante comprovar a adequação do preço aos parâmetros praticados em condições similares pelo fornecedor para outros clientes, especialmente outros órgãos públicos.

§ 6º. A pesquisa de preços preliminar se aplica também aos casos em que o demandante indique a carona em Atas de Registro de Preços de outros órgãos, devendo ficar comprovada a adequação do preço registrado em comparação com outras fontes de referência disponíveis.

§ 7º. Na impossibilidade justificada de obtenção do preço de referência preliminar pelo demandante, este poderá solicitar apoio ao setor especializado de compras para formalizar adequadamente a pesquisa de preços preliminar, sem a qual a solicitação de compra não poderá ser processada.

Seção III

Da Classificação de Prioridades

Art. 14. Considerando o princípio da eficiência previsto na Constituição Federal e a racionalidade administrativa dos controles conforme art. 14 do Decreto-Lei 200/1967, a metodologia empregada na pesquisa de preços levará em conta o risco da compra, baseado na sua relevância material.

§ 1º. No caso de compras com muitos itens, a exemplo de medicamentos e gêneros alimentícios, o rigor metodológico da pesquisa de preços poderá ser definido com base na aplicação da Curva ABC.

§ 2º. Aplicada a Curva ABC, os itens do grupo “A” receberão tratamento especial, mais rigoroso, com máxima amplitude de fontes pesquisadas e tratamento estatístico apropriado, enquanto o grupo “B” receberá tratamento intermediário e o grupo “C” será tratado de modo simplificado.

§ 3º. No caso de compras envolvendo até 10% do limite previsto para Dispensa de Licitação por pequeno valor (incisos I e II do art. 24 da Lei 8.666/93), a pesquisa de preços poderá ser realizada com uma única fonte de referência.

Seção IV

Das Fontes de Referência

Art. 15. A pesquisa de preços será realizada considerando o conceito de “cesta de preços aceitáveis”, conforme RC Nº 20/2016 do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso TCE-MT, que envolve os seguintes parâmetros:

I - Painel de Preços, disponível no endereço eletrônico http://paineldeprecos.planejamento.gov.br;

II- preços registrados ou praticados na Prefeitura Municipal de São Pedro da Cipa, contratações similares de outros entes públicos, em execução ou concluídos nos 180 (cento e oitenta) dias anteriores à data da pesquisa de preços;

III - pesquisa publicada em mídia especializada, sítios eletrônicos especializados ou de amplo domínio público, desde que contenha a data e hora de acesso;

IV - pesquisa com os fornecedores, desde que as datas das pesquisas não se diferenciem em mais de 180 (cento e oitenta) dias;

V – analogia com compras/contratações realizadas por corporações privadas; e

VI – outras fontes idôneas, desde que devidamente justificadas.

§1º Os parâmetros previstos nos incisos deste artigo poderão ser utilizados de forma combinada ou não, devendo ser priorizados os previstos nos incisos I e II e demonstrada no processo administrativo a metodologia utilizada para obtenção do preço de referência.

§2º Serão utilizadas, como metodologia para obtenção do preço de referência para a contratação, a média, a mediana ou o menor dos valores obtidos na pesquisa de preços, desde que o cálculo incida sobre um conjunto de três ou mais preços, oriundos de um ou mais dos parâmetros adotados neste artigo, desconsiderados os valores inexequíveis e os excessivamente elevados.

§3º Poderão ser utilizados outros critérios ou metodologias, desde que devidamente justificados pela autoridade competente.

§4º Os preços coletados devem ser analisados de forma crítica, em especial, quando houver grande variação entre os valores apresentados.

§5º Para desconsideração dos preços inexequíveis ou excessivamente elevados, deverão ser adotados critérios fundamentados e descritos no processo administrativo.

§6º Excepcionalmente, mediante justificativa da autoridade competente, será admitida a pesquisa com menos de três preços ou fornecedores.

§ 7º. Conforme diretriz do art. 15, V da Lei 8.666/93, serão priorizados os preços registrados ou praticados no âmbito dos órgãos e entidades da Administração Pública.

§ 8º. Respeitada a classificação de prioridades conforme Art. 14 desta IN, a pesquisa de preços levará em conta o máximo de fontes de referências disponíveis, devendo ser justificado o uso de menos de três fontes diferentes, especialmente no caso de itens do grupo “A” da Curva ABC, caso aplicável.

§ 9º. A adoção de prazo diferente do especificado no § 3º para aceitabilidade das referências dependerá de justificativa fundamentada no processo, que leve em conta, especialmente, as condições objetivas do mercado fornecedor no momento da pesquisa de preços.

§ 10º. Respeitada a classificação de prioridades conforme Art. 14 desta IN, a pesquisa de preços levará em conta potenciais efeitos de economia de escala e custos de transporte para avaliar a pertinência de fontes de referência obtidas, de maneira a priorizar as referências com maior similaridade de condições em relação à compra pretendida, justificando os casos em que não seja possível ou viável a obtenção de referenciais similares.

§11º. A pesquisa de preços com fornecedores levará em conta a seleção fundamentada de potenciais interessados, considerando a especialidade e a compatibilidade com o objeto e o volume da aquisição, sendo obrigatória a devida formalização (formulários preenchidos, pedidos realizados, respostas recebidas), podendo ser realizada presencialmente ou por meio remoto como e-mail e fax, contemplando prazo de resposta compatível com a complexidade do objeto a ser licitado, não inferior a cinco dias úteis.

§ 12º. A coleta de preços de fornecedores pode ser realizada diretamente nos estabelecimentos comerciais, mediante preenchimento de formulário apropriado que indique, no mínimo, o responsável pela coleta, local, data e hora do procedimento, descrição dos produtos verificados, incluindo, sempre que possível, fotografias das respectivas etiquetas de preço, com assinatura do responsável pela coleta.

§ 13º. A coleta de preços com fornecedores deve levar em conta a especificação completa do objeto, especialmente sua descrição, quantidades estimadas, prazos, locais e condições de fornecimento, condições de pagamento e outras informações que possam interferir na formação do preço.

§ 14º. No caso de fontes de referência disponíveis na Internet, tais como sítios especializados ou comércio eletrônico de domínio amplo, serão desconsiderados preços promocionais e considerados os custos de frete, assim como será devidamente formalizada a comprovação da pesquisa, juntado aos autos cópia da página pesquisada em que conste o preço, a descrição do bem, e a data da pesquisa.

§ 15º. Os comprovantes da pesquisa de preços poderão ser digitalizados em formato PDF e anexados em arquivo ao processo, desde que seja elaborado documento impresso descrevendo a metodologia empregada, as fontes obtidas e o nome dos respectivos arquivos digitalizados de comprovação, assinado pelo responsável pela pesquisa de preços.

§ 16º. No caso de medicamentos, a pesquisa de preços incluirá consulta ao Banco de Preços em Saúde (http://bps.saude.gov.br) e às listas de preços máximos da CMED, disponíveis no site da ANVISA, considerando, entretanto, que os limites da CMED não servem como preço de referência para grande parte dos produtos, conforme Acórdão TCU nº 3.016/2012–Plenário.

Seção V

Do Tratamento dos Dados

Art. 16. Todas as referências de preço obtidas serão compiladas em planilha eletrônica do tipo Excel ou similar, contendo no mínimo, para cada referência obtida, a descrição da fonte, preço unitário e quantidade, recebendo tratamento estatístico para evitar a influência de valores distorcidos, a fim de definir o preço de referência aceitável.

§ 1º. Será adotada a MEDIANA como parâmetro estatístico para definição do preço de referência, considerando o entendimento do TCU no Acórdão nº 3.068/2010-Plenário e o fato de que esse critério reduz substancialmente a influência de valores discrepantes numa amostra, evitando, assim, distorções no cálculo do preço de referência, conforme determina o TCU nos Acórdãos 2.943/2013-P e 2.637/2015-P.

§ 2º. Respeitada a classificação de prioridades conforme Art. 14 desta IN, o grupo “A” poderá adotar o conceito de MEDIA SANEADA como critério para definição do preço de referência, entendido esse conceito como o seguinte:

I – Caso o conjunto de dados apresente Coeficiente de Variação (CV) menor ou igual a 25%, característica de uma amostra razoavelmente homogênea, o preço de referência será a média aritmética do conjunto.

II - Caso o CV seja maior que 25%, os valores acima do Limite Superior (Média+Desvio Padrão) e abaixo do Limite Inferior (Média - Desvio Padrão) devem ser eliminados, até que se obtenha um CV igual ou menor que 25%, quando, então, o preço de referência será a média aritmética do subconjunto.

Seção VI

Da Formalização Processual

Art. 17. Os documentos comprobatórios da pesquisa realizada, memória de cálculo, data de realização, descrição da metodologia, bem como eventuais justificativas motivadas e o responsável deverão constar de processo administrativo, que poderá ser formalizado em separado ou no mesmo processo da compra.

Seção VII

Do Prazo de Realização

Art. 18. A pesquisa de preços será realizada em, no máximo, 30 dias a partir do recebimento da solicitação de compra com especificação adequada do objeto.

Seção VIII

Da Validade

Art. 19. A pesquisa de preços terá validade de 6 meses a partir da sua conclusão, podendo ser utilizada em outras compras do mesmo objeto e compartilhada com outros órgãos públicos.

Parágrafo único. A validade da pesquisa dependerá de análise da volatilidade dos preços em função do tipo de produto ou variações significativas de mercado.

Art. 20. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.

Parágrafo único. Esta Instrução Normativa não se aplica aos processos administrativos já iniciados.

São Pedro da Cipa, 12 de março de 2019.

Eliana Nogueira Leão de Moraes Alexandre Russi

Secretário de Administração e Finanças Prefeito Municipal

De acordo:

Pregoeiro _________________________________________

Comissão de Licitação ____________________________________

____________________________________

____________________________________

Secretários e Diretores Municipais:

Anexo I

Solicitação de Compra de Bens ou Contratação de Serviços em Geral

Venho através deste, solicitar a compra ---------------------------------, pois tal material será necessário para ------------------------------. Segue abaixo dados do produto:

PRODUTO/SERVIÇO	Tipo/Marca/modelo	Descrição minuciosa do produto ou serviço
GELADEIRA	ELETROLUX	MODELO N L518, COR BRANCA 550 LITROS, VOLTAGEM 110.
Mão de obra	Limpeza e Manutenção de ar condicionado	Mão de obra para manutenção de 10 ar condicionado de 12.000 btus e 10 de 9.000 btus.

Em anexo a esta solicitação segue a pesquisa para balizamento de preço, onde verificou-se o valor preliminar de R$ 000,00. Conforme Instrução Normativa 25/2019 seção IV art. 15º, foi escolhido o método para balizamento /PAINEL DE PREÇOS/ CONTRATAÇÕES ANTERIORES DA ENTIDADE COM PRAZO VIGENTE/ CONTRATAÇÃO OU ATA DE REGISTRO DE PREÇO DE OUTRA ENTIDADE PUBLICA/ PESQUISA EM SITES DE AMPLO DOMINIO PUBLICO COM DATA DA PESQUISA/ PESQUISA COM FORNECEDORES (COM FOLDERS, OU ORÇAMENTO E MATERIAL FOTOGRAFICO E DADOS DO PESQUISANTE), JUSTIFICATIVA (QUANDO NÃO FOR POSSIVEL ENCONTRAR 3 FORNECEDORES PARA O PRODUTO OU SERVIÇO.

Sem mais para o momento, atenciosamente.

assinatura

(nome)

(cargo)

Anexo II

Modelo de Justificativa

Diante da necessidade de compra de PRODUTO/SERVIÇO, faço a presente justificativa, no intuito de informar ao Sr. Orçamentista, que devido ao tamanho e realidade de nosso município e Vale, não foi possível balizar o preço de referencia através da “cesta de preços” conforme Instrução Normativa 25/2019, pois existe apenas TAL EMPRESA PARA FORNECIMENTO DE TAL PRODUTO OU SERVIÇO no vale. Assim faz-se necessário a utilização da presente justificativa conforme §6º da IN 25/2019.

Assinatura

nome

Cargo

De acordo: Autoridade superior

Observação:

- Pode-se e deve-se agregar maior conteúdo a justificativa, pois no caso concreto, haverá outras informações pertinentes a cada caso que deverão ser relatadas como: no caso de um balizamento de um produto que possui apenas um fornecedor no Vale, mas que seria possível fazer um balizamento em sites idôneos, porém teria-se o custo de fretes e uma demora na entrega do produto, se tornando inviável e oneroso ao Município.

Anexo III

Formulário para coleta de preços diretamente nos estabelecimentos comerciais conforme seção IV § 12 da IN 025/2019.

Nome do servidor responsável pela coleta:

Local:

Data:

Hora:

Descrição minuciosa do produto (características, marca e quantidade).	Valor do produto encontrado pelo servidor diretamente nos estabelecimentos comerciais. (valor por unidade)	Sempre que possível Inserir foto do produto na prateleira na qual demonstre o preço e especificações do produto.
Margarina com sal - De primeira qualidade com 80% de lipídios contendo 500 gramas da marca qualy.	R$ 7,89

Atesto que as informações descritas acima foram coletadas por mim no estabelecimento comercial ...... na data de .............

assinatura

(nome)

(cargo)