INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 038/2019 – SISTEMA DE CONTROLE INTERNO – SCI

VERSÃO: 01 – Data: 25/11/2019

ORGÃO CENTRAL: Secretaria Municipal de Administração e Planejamento ABRANGÊNCIA: Todas as unidades da estrutura organizacional da Prefeitura Municipal

ASSUNTO: Dispõe sobre os procedimentos para remessa de documentos e informações ao TCE-MT.

Ronaldo Floreano dos Santos, Prefeito Municipal de São José dos Quatro Marcos - MT, no uso de suas atribuições legais que lhes são conferidas e objetivando a operacionalização do Sistema de Controle Interno Municipal, conforme a Lei Municipal nº. 1.165/2007.

RESOLVE:

CAPÍTULO I DA FINALIDADE

Art. 1º Aprovar a presente instrução normativa dispõe sobre os procedimentos para remessa de documentos e informações ao TCE-MT, estabelecendo rotinas no âmbito do Poder Executivo de São José dos Quatro Marcos.

CAPÍTULO II DA ABRANGÊNCIA

Art. 2º Este ato normativo abrange todas as Unidades e Secretarias no âmbito do Poder Executivo Municipal de São José dos Quatro Marcos, seja da Administração Direta e/ou Indireta.

CAPÍTULO III DOS CONCEITOS

Art. 3º Para os fins desta Instrução Normativa considera-se:

I. APLIC - Auditoria Pública Informatizada de Contas: é um padrão de envio de informações, via internet, que devem ser prestadas pelos jurisdicionados ao Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso. II. Jurisdicionado: é todo aquele que deva prestar contas ou cujos atos estejam sujeitos à fiscalização do TCE-MT, por expressa disposição de lei, incluindo os responsáveis pelo Sistema de Controle Interno. III. Manual de Orientação para Remessa de Documentos ao TCE-MT: é um manual atualizado periodicamente pelo TCE-MT que contém as informações necessárias ao exercício do controle externo, discriminando documentos e seus respectivos prazos de encaminhamento pelas unidades jurisdicionadas e que constitui-se em elemento oficial de prestação ou tomada de contas. CAPÍTULO IV DA BASE LEGAL

Art. 4º O fundamento jurídico encontra-se respaldado nos seguintes preceitos normativos:

I. Constituição Federal; II. Constituição do Estado de Mato Grosso; III. Lei 101 de 04 de maio de 2.000; IV. Lei 4.320 de 17 de março de 1964; V. Resolução Normativa TCE-MT 003/2015; VI. Instrução Normativa SCI 001/2010.

Parágrafo Único. Os itens III e IV são anexos à Instrução Normativa.

CAPÍTULO V

DAS RESPONSABILIDADES

Art. 5º São responsabilidades da Secretaria Municipal de Administração como Órgão Central:

I. Promover a divulgação e implementação desta Instrução Normativa, de modo a orientar as unidades executoras e supervisionar a sua aplicação. II. Promover discussões técnicas com as unidades executoras, para definir as rotinas de trabalho e os respectivos procedimentos de controle que devem ser objeto de alteração, atualização ou expansão. III. Prestar apoio técnico na fase de elaboração das Instruções Normativas e em suas atualizações, em especial no que tange a identificação e avaliação dos pontos de controle e respectivos procedimentos de controle. IV. Por meio de atividade de auditoria interna, avaliar a eficácia dos procedimentos de controle inerentes a cada sistema administrativo, propondo alterações nas Instruções Normativas para aprimoramento dos controles ou mesmo a formatação de novas Instruções Normativas.

Art. 6º Compete as Unidades e Secretarias da Prefeitura Municipal de São José dos Quatro Marcos, sejam da Administração Direta ou Indireta:

I. A correta prestação de contas ao TCE-MT, em atenção aos critérios estabelecidos para a remessa de documentos. II. Atenção aos prazos legais para envio de documentos e informações ao TCE-MT, em meio físico, quando a norma exigir, ou mediante remessa de cargas do APLIC - Auditoria Pública Informatizada de Contas. III. Atender a Unidade Central de Controle Interno do Poder Executivo de São José dos Quatro Marcos, a Secretaria de Administração e a Secretaria de Fazenda, quanto às informações que esta deva prestar ao TCE-MT, facilitando o acesso a todos os documentos e assegurando condições para o eficiente desempenho do trabalho. IV. A permanente atenção à lei, ao Regimento Interno e às Resoluções do TCE-MT, bem como às alterações do Manual de Orientação para Remessa de Documentos e a outras normas editadas pelo Tribunal de Contas de Mato Grosso. CAPÍTULO VI

DOS PROCEDIMENTOS

Seção I

Da Triagem de Documentos ao Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso

Art. 7º Todos os Órgãos da Administração Direta e Indireta do Município de São José dos Quatro Marcos, jurisdicionados do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso (TCE-MT), deverão observar as normas exigidas no Manual de Orientação para Remessa de Documentos (Manual de Triagem) ao encaminharem documentos que subsidiarão o processo de prestação de contas.

§ 1º Os documentos encaminhados ao TCE-MT deverão ser encaminhados via oficio, com o número de identificação do jurisdicionado (código da unidade gestora) e também a indicação precisa do assunto e o número do processo original, caso esse já tenha sido protocolado anteriormente.

§ 2º Na impossibilidade de remessa de algum relatório ou documento exigido, constará declaração com exposição das justificativas emitida pelos

responsáveis, conforme Anexo XLV do Manual de Triagem, ressaltando que essas justificativas não devem ter caráter meramente protelatório.

§ 3º Todos os documentos, relatórios e informações remetidos ao TCE-MT serão dispostos ordenadamente, tendo suas folhas sequencialmente numeradas e rubricadas pelo órgão ou entidade remetente, no canto inferior direito da página. Os documentos e relatórios exigidos pelo Manual de Orientação para Remessa de Documentos deverão atender a ordem estabelecida no Anexo Único, além de observar todas as exigências apresentadas neste parágrafo.

§ 4º Deverá ser identificada a folha em que se localiza cada documento exigido no Manual de Orientação mediante "sumário", assinado pelo responsável.

§ 5º Os relatórios conterão assinatura identificada do gestor, bem como do contador, nos documentos de natureza contábil, e dos demais responsáveis pelas unidades e secretarias correspondentes.

Art. 8º As informações referentes aos testes seletivos, concursos públicos, atos de admissão de pessoal e aposentadoria, reforma, reserva remunerada e pensão, deverão ser encaminhadas conforme disposições previstas no Manual de Orientação para Remessa (Manual de Triagem) de Documentos ao TCE-MT, ficando a cargo do jurisdicionado o acompanhamento das futuras atualizações do Manual.

Art. 9º A conferência prévia do cumprimento das exigências desta Instrução Normativa e do Manual de Orientação, pela Gerência de Protocolo do TCE-MT, é condição necessária para o recebimento dos documentos no Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso.

Parágrafo único. O protocolo do TCE-MT poderá recusar os documentos encaminhados com inobservância às recomendações desta Instrução Normativa e do Manual de Orientação.

Seção II

Do cadastro de responsáveis, delegatários e delegados

Art. 10º Os responsáveis pelas Unidades/Secretarias dos Órgãos da Administração Direta e Indireta da Prefeitura de São José dos Quatro Marcos, deverão manter atualizado o cadastro de responsáveis junto ao Tribunal de Contas do Estado, sob pena de não recebimento de Certidão Negativa de Débito junto ao TCE-MT.

§ 1º O cadastro conterá a qualificação civil de todos os responsáveis, delegatários, delegados, que estejam obrigados, na forma da Lei, a prestar contas sobre dinheiro, bens e valores públicos.

§ 2º Os jurisdicionados deverão encaminhar a relação de responsáveis até 31 de janeiro de cada ano, independentemente da alteração da gestão e deverá ser atualizado sempre que houver alteração nos dados apresentados.

§ 3º As informações declaradas, para fins de cadastro, que não correspondam à verdade, implicarão na responsabilidade criminal daqueles que lhes deram causa.

CAPÍTULO VII

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 11º A Controladoria Geral do Município manterá, como anexo a esta Instrução Normativa, a versão mais recente do Manual de Orientação para Remessa de Documentos ao Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso, que será disponibilizada em sua página, no site da Prefeitura Municipal de São José dos Quatro Marcos.

Art. 12º Esta Instrução Normativa deverá ser atualizada sempre que fatores organizacionais, legais ou técnicos assim o exigirem, a fim de verificar a sua adequação aos requisitos do Manual de Elaboração das Normas (Instrução Normativa SCI NO 001/2010), bem como de manter o processo de melhoria contínua.

Art. 13º Esta Instrução Normativa entra em vigor a partir da data de sua aprovação e publicação.

Art. 14º E por estarem de acordo, firma a presente instrução normativa para todos os efeitos legais.

São José dos Quatro Marcos/MT, 25 de novembro de 2019.

RONALDO FLOREANO DOS SANTOS Prefeito Muni