DECRETO Nº 007/2021, de 08 de fevereiro de 2021.

Dispõe sobre a homologação da versão 03 da Instrução Normativa SCI nº 02/2009, que estabelece normas e procedimentos para a realização de auditorias internas e dá outras providências.

O Prefeito do Município de Rosário Oeste/MT, ALEX STEVES BERTO, no uso das atribuições legais que lhe são conferidas pela legislação vigente,

DECRETA:

Art. 1º. Fica homologada a versão 03 da Instrução Normativa nº 02/2009, que trata de normas e procedimentos para a realização de auditorias internas e dá outras providências, na forma do anexo único.

Art. 2º. Este decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Rosário Oeste/MT, 08 de fevereiro de 2021.

ALEX STEVES BERTO

Prefeito Municipal

Anexo Único

O Prefeito do Município de Rosário Oeste/MT, Alex Steves Berto, no uso de suas atribuições legais, especialmente aquela prevista no art. 45, inciso IV, da Lei Orgânica Municipal, resolve:

TÍTULO I

DA FINALIDADE E ABRANGÊNCIA

Art. 1º. Estabelecer os procedimentos e metodologia de trabalho a serem observados pela Controladoria Interna para a realização de auditorias internas nas unidades da estrutura organizacional da administração direta e indireta, no âmbito do Poder Executivo Municipal.

TÍTULO II

DOS CONCEITOS

Art. 2º. Para os fins desta Instrução Normativa, considera-se:

I – Auditoria: processo sistemático, documentado e independente de se avaliar objetivamente uma situação ou condição para determinar a extensão na qual critérios são atendidos, obter evidências quanto a esse atendimento e relatar os resultados dessa avaliação a um destinatário predeterminado, no setor público, trata-se de uma técnica de controle do Estado para aferir a legalidade dos atos de gestão e evitar ou corrigir os desperdícios, a improbidade, a negligência e a omissão, de forma a garantir a melhor alocação de seus recursos e a otimização dos benefícios sociais.

II - Auditoria Operacional: procedimento que analisa se o objeto está operando em conformidade com os princípios de economicidade, eficiência e efetividade, bem como se há espaço para aperfeiçoamento, podendo o objeto ser programa específico, entidade, fundo ou certas atividades (com seus produtos, resultados e impactos), situações existentes (incluindo causas e efeitos), assim como informações financeiras ou não financeiras sobre qualquer um desses elementos.

III - Auditoria de Conformidade: busca determinar se um objeto em particular, podendo ser atividades, transações financeiras ou informações, está em conformidade com normas identificadas como critérios, isto é, se o objeto cumpre em todos os aspectos relevantes as normas que regem a entidade auditada.

IV - Auditoria Financeira: objetiva determinar se a informação financeira de uma entidade é apresentada em conformidade com a estrutura de relatório financeiro e o marco regulatório aplicável. O objeto de uma auditoria financeira é a posição financeira, o desempenho, o fluxo de caixa ou outros elementos que são reconhecidos, mensurados e apresentados em demonstrações financeiras.

V - Auditoria Especial: exame de fatos ou situações consideradas relevantes, de natureza incomum ou extraordinária, sendo realizada para atender determinação de autoridade administrativa ou de órgãos de controle externo.

VI - Amostragem: processo pelo qual se obtém informações sobre o todo e seleciona-se apenas uma parte dos documentos, cadastro ou transações a serem examinadas.

VII - Planejamento de Auditoria: providências, cronogramas e levantamentos administrativos preliminares, considerando a documentação que deve ser solicitada à gestão para a avaliação dos controles internos.

VIII - Programa de Auditoria: documento elaborado pelo coordenador do projeto de auditoria, detalhando passo a passo os exames a serem efetuados para que sejam atendidos os objetivos da auditoria.

IX - Escopo do Trabalho: abrangência do trabalho, com indicação genérica do assunto e áreas envolvidas, de forma a identificar a profundidade e amplitude do trabalho de auditoria, necessário para alcançar o seu objetivo.

X - Papéis de Trabalho: documentos que constituem o suporte de todo o trabalho desenvolvido relacionado à auditoria, contendo o registro das informações utilizadas, das verificações a que procedeu e das conclusões a que chegou, incluindo a fundamentação e o alcance do planejamento, do trabalho executado e das constatações da auditoria.

XI - Evidência de auditoria: é qualquer informação utilizada pelo auditor para comprovar que o objeto está ou não em conformidade com os critérios aplicáveis, podendo tomar várias formas, tais como registros de transações em papel ou meio eletrônico, comunicações externas escritas ou em meio eletrônico, observações feitas pelo auditor e testemunho oral ou escrito de agentes da entidade auditada. Os métodos de obtenção de evidência de auditoria podem incluir inspeção, observação, indagação, confirmação, recálculo, reexecução, procedimentos analíticos e/ou outras técnicas de pesquisa.

XII – Achado/Apontamento de Auditoria: situação constatada durante a realização dos exames, que irá se constituir em item de relatório de auditoria.

XIII - Técnicas de Auditoria: são os meios utilizados pelo auditor para a realização do trabalho, de forma a assegurar a obtenção de evidências suficientes, pertinentes e satisfatórias sobre qualquer assunto sujeito a exame.

XIV - Relatório de Auditoria: documento pelo qual é apresentado o resultado dos trabalhos de auditoria, devendo ser redigido com objetividade e imparcialidade, de forma a expressar claramente as conclusões, recomendações e as providências a serem tomadas pela administração.

TÍTULO III

DAS RESPONSABILIDADES

Art. 3º. Cabe à Controladoria Interna:

I - Cumprir fielmente as determinações da instrução normativa, em especial quanto às condições e procedimentos a serem observados no planejamento e na realização das auditorias internas.

II - Promover a divulgação da instrução normativa junto a todas as unidades da estrutura organizacional das administrações diretas e indireta, que ficam sujeitos às auditorias internas.

III - Manter a instrução normativa devidamente atualizada.

Art. 4º. Cabe às unidades administrativas sujeitas à auditoria interna:

I - Atender às solicitações da Controladoria Interna, quanto à participação nos eventos de divulgação da instrução normativa e de suas alterações.

II - Manter a instrução normativa à disposição de todos os servidores da unidade, velando pelo seu fiel cumprimento, quanto às obrigações das unidades sujeitas às auditorias internas.

III - Atender às solicitações de auditoria no prazo estabelecido.

TÍTULO IV

DOS OBJETIVOS

Art. 5º. São objetivos da auditoria interna:

I - Medir e avaliar a eficiência e eficácia dos procedimentos operacionais e de controle interno.

II - Medir e avaliar a execução de diretrizes, estratégias, objetivos e metas previstos no Plano Plurianual, na Lei de Diretrizes Orçamentárias e no Orçamento, examinando a conformidade da execução com os limites e destinações estabelecidos na legislação pertinente.

III - Examinar a legalidade dos atos da Administração e avaliar os resultados quanto à eficácia, eficiência e economicidade das gestões orçamentária, financeira, patrimonial, operacional e contábil.

IV - Propor a melhoria ou a implantação de sistemas de processamento eletrônico de dados nas atividades da administração, com o objetivo de aprimorar os controles internos, agilizar rotinas e procedimentos de forma a melhorar as informações.

V - Subsidiar a emissão do relatório e do parecer conclusivo sobre a prestação de contas anual.

VI - Fortalecer a gestão e racionalizar as ações do Sistema de Controle Interno no Município, prestando assim apoio aos Órgãos de Controle Externo e ao Poder Legislativo.

VII - Prover direcionamento, avaliação e controle para auxiliar a governança da gestão pública municipal, como fiscal da transparência, do controle, da equidade e da prestação de contas, com objetivo de gerenciar e evitar riscos internos.

TÍTULO V

DO PROCESSO DE AUDITORIA

Art. 6º. O processo de auditoria contempla planejamento, execução, relatório e monitoramento.

§ 1º. O planejamento se inicia com o Plano Anual de Auditoria Interna – PAAI e se estende ao Programa de Auditoria no qual será determinado o tipo de auditoria, o alcance, a metodologia que deverá ser aplicada, os critérios utilizados, os auditores, o tempo e recursos requeridos.

§ 2º. O Programa de Auditoria deverá ser alterado ou atualizado quando as circunstâncias assim o exigirem

§ 3º. A execução se dará conforme as atividades planejadas no Programa de Auditoria.

§ 4º. O Relatório da Auditoria Interna deve abordar, no mínimo, os seguintes aspectos:

I - o objetivo e a extensão dos trabalhos.

II - a metodologia adotada.

III - os principais procedimentos de auditoria aplicados e sua extensão.

IV - eventuais limitações ao alcance dos procedimentos de auditoria.

V - a descrição dos fatos constatados e as evidências encontradas.

VI - os riscos associados aos fatos constatados.

VII - as conclusões e as recomendações resultantes dos fatos constatados.

TÍTULO VI

DOS PROCEDIMENTOS DA AUDITORIA INTERNA

Art. 7º. Os procedimentos de auditoria obedecerão ao seguinte fluxo:

I - Emissão de ordem de serviço, dando início à auditoria.

II - Documentar o planejamento no Programa de Auditoria.

III - O Programa de Auditoria evidenciará:

a) Objeto b) Objetivos (geral e específicos); c) Escopo do exame; d) Avaliação dos riscos envolvidos; e) Procedimentos de auditoria a serem executados; f) Recursos a serem utilizados (humanos, materiais, tecnológicos e financeiros)

g) Cronograma detalhado, envolvendo as diversas fases de execução;

IV – O responsável pela Auditoria expedirá ofício de apresentação de auditoria ao órgão a ser auditado com, no mínimo, 05 (cinco) dias de antecedência ao procedimento, oportunidade em que poderá solicitar que sejam providenciados alguns documentos para agilizar o processo de execução da auditoria.

V - Excetuam-se do comunicado os casos em que deverão ser realizadas auditorias sem prévio aviso.

VI - O Auditor expedirá documento formal denominado Solicitação de Auditoria endereçado para a chefia da área administrativa a ser auditada, para que, no prazo de 07 (sete) dias úteis prorrogáveis por igual período mediante justificativa da unidade administrativa, disponibilize os processos, documentos, dados, entrevistas, informações ou esclarecimentos necessários às análises.

VII - Os questionamentos, análises e verificações, serão baseados no Programa de Trabalho específico para cada área.

VIII - Havendo necessidade de aprofundar as verificações em uma determinada área, o auditor poderá questionar, solicitar ou analisar outros itens não constantes do programa de auditoria.

IX - Poderá proceder a visita in loco e entrevistas, preferencialmente, o chefe do setor a ser auditado, ou responsável designado, deverão estar presente no dia da verificação.

X - Sempre que possível devem ser utilizados os recursos da TI como suporte ao exame das transações, mediante acesso ao conteúdo das bases de dados e demais arquivos do sistema informatizado.

XI - As liberações, aos auditores, do acesso lógico às rotinas dos sistemas informatizados, devem se restringir à visualização e recuperação de dados, sem a possibilidade de alterações nos conteúdos da base de dados.

XII - Durante os procedimentos de auditoria, os auditores deverão registrar todas as informações relevantes nos Papéis de Trabalho, documento cuja finalidade é colher elementos comprobatórios suficientes para apoiar, no futuro, a elaboração do Relatório de Auditoria.

XIII - É de responsabilidade da equipe de auditoria a guarda e preservação dos documentos que lhes forem disponibilizados para a realização dos trabalhos, sendo devolvida em mãos mediante recibo, ao mesmo servidor que as disponibilizou.

XIV - Nenhum processo, relatório, documento ou informação pode ser sonegado à equipe de auditoria.

XV - Os relatórios de auditoria deverão ser redigidos de forma impessoal, clara e objetiva, de forma a permitir a exata compreensão da situação constatada, mencionando, quando possível, as possíveis consequências ou riscos ao auditado ou órgão no caso de não serem adotadas as providências recomendadas.

XVI - O Relatório de Auditoria conterá recomendações, respectivos responsáveis e prazo para cumprimento.

XVII - Se a verificação for realizada no Poder Executivo, o Relatório de Auditoria deverá ser encaminhado ao Prefeito Municipal e ao Secretário da pasta auditada; se a verificação ocorrer em uma autarquia, deverá ser encaminhado somente ao Presidente ou Diretor da autarquia.

XVIII - O gestor do órgão auditado, de posse do Relatório de Auditoria, se encarregará de cientificar e cobrar soluções dos responsáveis pela regularização dos itens apontados; quando a recomendação for de elaboração de Plano de Ação, o gestor do órgão se encarregará da elaboração, estipulando prazos para regularização dos itens apontados.

XIX - O cumprimento dos prazos para o saneamento das recomendações apontadas no relatório de auditoria ou dos prazos trazidos no plano de ação deverão ser monitorados pelo Controlador Interno, em ordem de serviço específica para este fim, emitindo relatório de acompanhamento que integrará o processo de auditoria.

XX - Caso seja constatado através de instrumentos de avaliação que a recomendação não foi cumprida, o Controlador Interno primeiramente alertará o gestor do órgão auditado acerca da necessidade de cumprimento.

XXI - Verificada a reincidência do não cumprimento, o Controlador Interno cientificará expressamente o Prefeito Municipal, solicitando providências que visem o implemento.

XXII - Os relatórios de auditoria ficarão à disposição do TCE/MT e as soluções dos achados de auditoria e/ou itens não solucionados pelos setores constarão resumidamente dos pareceres das contas de Gestão, sendo passiveis de apontamentos pelo TCE/MT.

XXIII - Cabe à Controladoria Interna manter registros das providências adotadas pelas unidades em relação às recomendações constantes dos relatórios de auditoria e controle das respostas apresentadas, devendo comunicar as pendências ao Prefeito Municipal para as devidas providências.

XXIV - Independentemente das informações apresentadas pelas unidades administrativas em relação às providencias adotadas, estas estarão sujeitas a verificação posterior por parte da Controladoria Interna quando da realização de novos trabalhos de auditoria, mediante monitoramento das recomendações.

TÍTULO VII

DO ARQUIVAMENTO E SEGURANÇA DOS DOCUMENTOS

Art. 8º. Os Papéis de Trabalho e Relatórios de Auditoria deverão ser arquivados em pasta própria e em local seguro, com acesso restrito aos membros da Controladoria Interna.

Art. 9º. Os documentos de resposta dos órgãos auditados deverão ser anexados ao respectivo processo de auditoria à medida que forem recebidos na Controladoria Interna.

TÍTULO VIII

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 10. Todas as unidades da estrutura organizacional do Poder Executivo do Município e sua administração indireta ficam sujeitas às regras estabelecidas nesta Instrução Normativa, no que tange à facilitação dos trabalhos de auditoria e às providências a serem adotadas em decorrência dos trabalhos.

Art. 11. Os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento poderão ser obtidos junto à Controladoria Interna.

Art. 12. Os servidores da Controladoria Interna, no exercício de suas funções, terão livre acesso a todas as dependências da unidade examinada, assim como a documentos, valores e livros considerados indispensáveis ao cumprimento de suas atribuições, não lhe podendo ser sonegados, sob qualquer pretexto, nenhum processo, documento ou informação, devendo o servidor guardar o sigilo das informações caso elas estejam protegidas legalmente.

Art. 13. Quando houver limitação da ação, o fato deverá ser comunicado de imediato e por escrito ao responsável pela unidade, solicitando as providências necessárias.

Art. 14. A atualização desta Instrução Normativa entra em vigor na data da publicação do seu Decreto de homologação.

Rosário Oeste/MT, 08 de fevereiro de 2021.

ALEX STEVES BERTO

Prefeito Municipal

VIVIANE APARECIDA DE SOUZA MELEGARI

Controladora Interna