PLANO ANUAL DE AUDITORIA INTERNA MUNICIPIO DE BARÃO DE MELGAÇO MATO GROSSO 2021.
6 de Abril de 2021
SISTEMA DE CONTROLE INTERNO – PAAI 2021
1 – LEGALIDADE / CONCEITO – CONTROLE INTERNO
Os arts. 31 e 74 da Constituição da República conferem atribuições e competências ao Sistema de Controle Interno, em especial, a atribuição de apoiar o controle externo no exercício de sua missão institucional prevista no art.74, IV; ao art.8º e 9º da Lei Complementar 269/2007; aos arts. 161, 162 e 163 da Resolução Normativa TCE/MT14/2007 e à Resolução Normativa TCE/MT nº26/2014. Segue também as Normas Gerais de Direito Financeiro contidas na Lei Federal 4.320 e na Lei de Responsabilidade Fiscal – LC 101/2000.
O órgão de Controle Interno do Município foi instituído pela Lei Municipal nº. 311/2007 de 28 de Dezembro de 2007
A responsabilidade no controle de cada setor é hierarquicamente de cada chefia e, solidariamente, pessoal de cada agente público que exerce cargo ou função no Município, nos termos do que dispõe a Constituição Federal no § 1º, do art. 74.
A responsabilidade do Órgão de Controle é de:
Verificar e analisar o cumprimento e a execução de metas previstas no Plano Plurianual (PPA), na Lei de Diretrizes Orçamentária (LDO) e Lei Orçamentária Anual (LOA) e controles já instituídos; Avaliar providencia adotado pelo Gestor diante de danos causados ao erário; Orientar a instituição as rotina internas; Observar os princípios do Controle Interno e o Inter – relacionamento entre o controle que compõe todo o sistema.2 – FINALIDADE E ABRAGENCIA
O Plano Anual de Auditoria Interna para o exercício de 2021 a ser observado pelas diversas unidades da estrutura do Município, tem por finalidade orientar, avaliar e controlar os atos de gestão praticados na administração pública e apoiar o controle externo assegurando a regularidade da gestão contábil, patrimonial, orçamentária, pessoal e financeira
Sua atuação abrange todos os órgãos da Prefeitura de Barão de Melgaço, Câmara Municipal e Previdência Própria (BARÃO PREVI ) quanto à observância e operacionalização dos procedimentos de Auditoria a serem realizados nos diversos Sistemas de Controle Implantados
3 - BASE LEGAL E REGULAMENTAR
O presente Plano foi elaborado em atendimento ao Art. 8º da Resolução Normativa 26/2014 – TCE e está baseada na Lei Complementar nº. 101/2000, Lei 4.320/64, Lei nº. 647/2007 que Dispõe sobre o Controle Interno no Município, Lei 8.666/93 e Lei 8.080/90 e demais legislações e normas aplicáveis à matéria.
4-FASES DA AUDITORIA
1- Planejamento 2- Auditoria In loco 3- Relatório parcial ou final 4- Recomendação e acompanhamento5 – RESPONSABILIDADES DO CONTROLE INTERNO
O Sistema de Controle Interno perante o PAAI 2021 tem a responsabilidade de:
Promover a publicação e o envio do Plano ao TCE; Manter atualizado. Promover discussões técnicas com as unidades e o controle interno para definição de rotinas de trabalho Identificar os pontos e respectivos procedimentos de controle Orientar as áreas executoras Supervisionar a aplicação do plano 6- RESPONSABILIDADES DAS UNIDADES EXECUTORASAs Unidades Executoras tem a responsabilidade de :
Atender às solicitações da unidade responsável pelo PAAI 2021, quanto a fornecimento de informações e à participação no processo de elaboração de rotinas; Manter o Plano a disposição de todos os servidores, zelando pelo cumprimento da mesma Cumprir as determinações do Plano com ênfase aos procedimentos de controle quanto à padronização dos procedimentos na geração de dados, informações e documentos. Alertar a unidade responsável pelo Plano sobre alterações que se fizerem necessárias nas rotinas de trabalho, objetivando sua otimização, tendo em vista, principalmente, o aprimoramento dos procedimentos de controle e o aumento da eficiência operacional7 – SISTEMAS ADMINISTRATIVOS AUDITADOS
A Unidade de Controle Interno acompanhará a execução das atividades realizadas por todas as Unidades Executoras envolvidas nos seguintes sistemas:
1. Sistema de Licitação e Contratos 2. Sistema de Controle Patrimonial 3. Sistema de Previdência Própria 4. Sistema de Transportes 5. Sistema de Gestão Financeira 6. Sistema de Controle Interno Nível de Entidade 7. Sistema de Saúde 8. Sistema de Compras 9. Sistema de Convênios e Consórcios 10. Sistema de Informações e Documentos 11. Sistema de Educação 12. Sistema do Controle Interno 13. Sistema de Merenda Escolar 14. Sistema de Administração e Recursos Humanos 15. Sistema de Projetos e Obras Públicas 16. Sistema de Bem Estar Social 17. Sistema de Contabilidade 18. Sistema Financeiro 19. Sistema de Distribuição de Medicamentos 20. Sistema de Diárias 21. Sistema Jurídico 22. Sistema de Tributos 23. Sistema de AlmoxarifadoReferente aos Sistemas citados, a Unidade de Controle Interno exercerá controle preventivo, mediante acompanhamento das unidades executoras perante a elaboração dos seus controles internos objetivando o aperfeiçoamento e cumprimento das instruções normativas implementadas e editadas para cada sistema da mesma maneira que auxiliando, da mesma maneira que auxiliando na edição de novas normativas para os métodos de rotinas falhos de regularização
Serão adotadas pela Controladoria Interna as seguintes medidas:
Reuniões com servidores das unidades auditadas para eliminar possíveis dúvidas e questionamentos sobre a aplicação, alcance e cumprimento das instruções normativas Orientar e informar as unidades executoras quanto às manifestações do controle externo que possam implicar diretamente na gestão Emitir pareceres e recomendações na busca de aprimorar a administração pública e seus procedimentos, quando forem detectadas falhas na execução de suas rotinas Realizar visitas técnicas de prevenção nas unidades para avaliar na eficiência dos trabalhos administrativos Responder consultas das unidades executoras quanto à legitimidade, economicidade e legalidade dos procedimentos de trabalho, bem como, nos casos de interpretação e/ou indicação da legislação aplicável às determinadas hipóteses.A Unidade de Controle Interno realizará o controle preventivo junto aos sistemas durante todo ano de 2021, sem data fixada, sendo que as medidas serão adotadas de acordo com a verificação da necessidade quando do acompanhamento ou mediante provocação das unidades executoras.
8 - CONSIDERAÇÕES FINAIS
Perante orientações normativas e supervisão técnica do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso e dos princípios da Administração Pública, esta unidade executará suas atividades utilizando o maior conjunto de técnicas disponíveis, visando sempre o acompanhamento de forma pró-ativa aos processos e resultados gerenciais, a fim de garantir resultados operacionais promissores.
As atividades de auditoria serão realizadas no período de Janeiro a Dezembro de 2021, sendo que os resultados serão levados ao conhecimento do Presidente da Câmara Municipal e aos responsáveis pelos sistemas administrativos, a fim de que tomem conhecimento e adotem providencias que se fizerem necessárias, sendo que recomendações, apontamentos e pendências se farão presentes no relatório de auditoria.
Deve se destacar que para eficiência e eficácia deste Plano Anual de Auditoria Interna é de suma importância atuação do controle social exercido pela população, o comprometimento da equipe de controle interno o respaldo técnico do TCE – MT e de todos os servidores e gestores da Prefeitura , Câmara e Previdência Própria de Barão de Melgaço .
8 – CRONOGRAMA ANUAL DE AUDITORIA
Anexo o Cronograma Anual de Auditoria para o exercício de 2021.
Barão de Melgaço – MT, 30 de Novembro de 2020.
Francisca Alves de Almeida
Analista de Controle Interno
Portaria 112/2019
| ANEXO ÚNICO – PLANO DE AUDITORIA INTERNA - 2021 ( CONSOLIDADO : PREFEITURA – CÂMARA - BARÃOPREVI ) | |||||
| CRONOGRAMA ANUAL DE AUDITORIA / PAAI / 2021 | |||||
| Objetivo : Acompanhar a execução das normas que estão em vigor quanto aos métodos de execução das rotinas da Câmara Municipal, Previdência Própria e diversos setores da Prefeitura Municipal de Barão de Melgaço | |||||
| Sistema Auditado | Procedimentos | Objetos | Membro | Período | Fonte Informação |
| Sistema de Licitação e Contratos | Acompanhamento dos processos licitatórios, sobre as inexibilidades,cartas convites, tomada de preço, pregões etc; Acompanhamento se há devida supervisão de cada contrato que se encontra em vigência e se estão sendo cumpridos todos os objetivos especificados; Emissão de pareceres nos processos licitatórios; Auditoria nos contratos sem procedimentos licitatórios; Verificação da emissão dos relatórios dos fiscais de contratos; Verificação da vigência a aditivos de contratos. | ü Processos Licitatórios ü Contratos, aditivos e demais documentos | Controlador Interno e servidores do setor da administração | Fevereiro Maio Julho Dezembro e quando for necessário | Instruções Normativas emitidas ao sistema Relatório de unidade executora Auditoria in loco e pontos de controle |
| Sistema de Controle Patrimonial | Verificação de como encontra a organização dos Bens Patrimoniais, Termos de Responsabilidade, condição de uso, Identificação dos mesmos; Acompanhamento das doações de bens, tant como em comodato a associações etc, como de órgãos do Governo Federal, Estadual ou Empresa Privada; Verificação se houve transferências de bens e suas autorizações; Verificação dos processos de baixa alienações, reavaliações e depreciações dos bens ; Verificação do fechamento do livro de inventário. | 1. Visita in loco para checagem do bem 2. Termo de Doação 3. Termo de Responsabilidade emitido pelas Unidades Administrativas 4. Relatório de Bens Disponíveis no sistema | Controlador Interno e Servidores do Setor da Administração | Abril Novembro Quando for necessário | Instruções Normativas emitidas ao sistema Relatório de unidade executora Auditoria in loco e pontos de controle |
| Sistema de Previdência Própria | Verificação da atuação dos conselhos através das atas Emissão de pareceres referente a processos de aposentadoria Verificação do uso da taxa administrativa Verificação referente a parcelamento e relatórios | ü Atas de Conselhos ; ü Processos de Aposentadorias; ü Documentos em geral. | Controlador Interno e servidores do setor da Administração e Previdência própria. | Fevereiro Julho Dezembro e quando for necessário | Instruções Normativas emitidas ao sistema Relatório de unidade executora Auditoria in loco e pontos de controle |
| Sistema de Transportes | Acompanhamento dos procedimentos adotados quanto a locação de veículos, equipamentos e maquinários; Acompanhamento do controle de estoque de combustível, pneus, equipamentos e acessórios dos veículos Verificação do gerenciamento do uso das frotas de veículos e seus equipamentos Acompanhamento dos procedimentos de manutenções preventivas e corretivas das frotas de veículos e equipamentos. | ü Lançamento diário de entrada e saída de combustível ü Processo Licitatório ü Relatório de controle de gastos com combustíveis, peças, pneus e acessórios dos veículos e equipamentos | Controlador Interno e servidores do Setor de Obras | Abril Setembro e quando for necessário. | Instruções Normativas emitidas ao sistema Relatório de unidade executora Auditoria in loco e pontos de controle |
| Sistema de Gestão Financeira | Verificação do Controle da programação financeira, Verificação das disponibilidades de caixa, Acompanhamento dos Ingressos Financeiros Acompanhamento dos desembolsos Financeiros Verificação das Consignações, Verificação dos pagamento em Ordem cronológica Verificação das Conciliações bancarias | Secretaria Municipal de Finanças / Setor Tesouraria | Controlador Interno e servidores do Setor Financeiro | Junho Dezembro | Instruções Normativas emitidas ao sistema Relatório de unidade executora Auditoria in loco e pontos de controle |
| Sistema de Controle Interno Nivel de Entidade | verificar o estabelecimento de um código de ética ou códigos formais de conduta e outras políticas que comunicam normas apropriadas de comportamento moral e ético esperados dos seus colaboradores Verifica a formalização da estrutura organizacional do Controle Verificar a existência de um processo formal e sistemático de planejamento e gestão estratégica para estabelecer e gerenciar os objetivos estratégicos, incluindo a missão, a visão, os valores e compromissos da organização | Secretaria Municipal de Administração / Setor de Recursos Humano | Controlador Interno e servidores da Secretaria Municipal de Administração e do Setor de Recursos humanos | Junho Dezembro | Instruções Normativas emitidas ao sistema Relatório de unidade executora Auditoria in loco e pontos de controle |
| Sistema de Saúde | Verificação dos cargos de Agentes Comunitários de Saúde e Agentes de Combate a Endemias Verificação da atuação do Conselho Municipal de Saúde Verificação da aplicação dos recursos federais e estaduais destinados a saúde | Relatórios Gerenciais Visita in loco | Controlador Interno e servidores do setor da saúde | Maio Outubro Quando for necessário | Instruções Normativas emitidas ao sistema Relatório de unidade executora Auditoria in loco e pontos de controle |
| Sistema de Compras | Verificação se o tramite da aquisição do bem público segue a legislação Verificação se as compras estão sendo acompanhadas de orçamentos Verificação das compras acima do limite estabelecido pela lei são realizadas através de licitação Verificação se as Notas Fiscais estão sendo atestadas por servidor designado Verificação se nas compras através de contratos o fiscal de contrato atesta a Nota Fiscal Verificação se no ato da compra é verificado a disponibilização de cotação orçamentária | Departamento de Compras Departamento de Tesouraria e Contabilidade | Controlador interno e servidores do setor de administração | Março Junho Setembro Quando for necessário | Instruções Normativas emitidas ao sistema Relatório de unidade executora Auditoria in loco e pontos de controle |
| Sistema de Convênios e Consórcios | Verificação do andamento de cada convenio até o presente momento firmado Verificação das prestações de contas aos convenentes Acompanhamento das documentações, medições e outros Verificação das notificações do ingresso de recursos conforme artigo 2º da Lei 9.452/97. | Pastas dos convênios Prestação de Contas Demais documentações | Controlador Interno e servidores do Setor de Planejamento | Janeiro Setembro Quando for necessário | Instruções Normativas emitidas ao sistema Relatório de unidade executora Auditoria in loco e pontos de controle |
| Sistema de Informações e Documentos | Verificação do envio das informações ao Poder Legislativo, Receita Federal e demais órgãos Verificação do envio tempestivo das informações ao TCE através do APLIC. | Departamentos em Geral Sistema dos órgãos pertinentes | Controlador Interno | Agosto Dezembro Quando for necessário | Instruções Normativas emitidas ao sistema Relatório de unidade executora Auditoria in loco e pontos de controle |
| Sistema de Educação | Verificação da Aplicação do Piso Nacional Verificação do funcionamento do transporte escolar Verificação da atuação dos conselhos | Atas Relatórios | Controlador Interno e servidores do Setor da Educação | Fevereiro Agosto Quando for necessário | Instruções Normativas emitidas ao sistema Relatório de unidade executora Auditoria in loco e pontos de controle |
| Sistema do Controle Interno | Representações externas quando for o caso Alertas e recomendações quando for o caso Verificação da Lei de Acesso a informação e Portal da Transparência Orientação às unidades executoras Confecção de pareceres semestrais , anuais quando for necessário | Todos os documentos e assuntos em geral | Controlador Interno e todos os funcionários das secretarias | Quando for necessário | Instruções Normativas emitidas ao sistema Relatório de unidade executora Auditoria in loco e pontos de controle |
| Sistema de Merenda Escolar | Verificação da aquisição e distribuição da merenda escolar Verificação d armazenamento dos alimentos | Secretaria de Educação Atas | Controlador Interno e servidores do Setor da Educação | março setembro Quando for necessário | Instruções Normativas emitidas ao sistema Relatório de unidade executora Auditoria in loco e pontos de controle |
| Sistema de Administração e Recursos Humanos | Acompanhamento do fluxo de entrada e saída de servidores Acompanhamento de percentuais de gastos com a folha de pagamento de efetivos, comissionados e contratados Verificação de como se encontra os valor consignados em folha de pagamento Verificação da Folha de Pagamento Verificação das Pastas de Servidores Acompanhamento dos envios da GFIP, RAIS , Declaração Anual dos rendimentos pagos e creditados Emissão de Pareceres na adminissão e demissão de pessoal | Folha de Pagamento Concurso e seletivos Processo de Adminissão Departamento de Recursos Humanos | Controlador interno e servidores do setor de administração | fevereiro maio outubro Quando for necessário | Instruções Normativas emitidas ao sistema Relatório de unidade executora Auditoria in loco e pontos de controle Quando necessário for |
| Sistema de Projetos e Obras Públicas | Verificação dos Projetos se estão sendo executados de acordo com o planejado Verificação dos gastos na execução da obra Verificação da vistoria das obras | Secretaria de Infra Estrutura | Controlador Interno e servidores do setor de obras e infraestrutura | Junho Dezembro de Quando for necessário | Instruções Normativas emitidas ao sistema Relatório de unidade executora Auditoria in loco e pontos de controle Quando necessário for |
| Sistema de Bem Estar Social | Verificação das atuações dos Conselhos; Verificação da atualização de dados | ü Atas dos Conselhos e Relatórios dos sistemas | Controlador Interno e servidores do setor de Assistência Social | Fevereiro Agosto Quando for necessário | Instruções Normativas emitidas ao sistema Relatório de unidade executora Auditoria in loco e pontos de controle |
| Sistema de Contabilidade | Informe da LRF Cidadão, RGF e RREO; Verificação do envio tempestivo dos relatórios gerenciais dos Conselhos; Verificação do envio e recebimento tempestivo dos balancetes a Câmara Municipal; Verificação dos balancetes mensais ; Acompanhamento a movimentação da documentação desde o momento do empenho , liquidez e pagamento; Acompanhamento das alterações orçamentárias de 2020; Verificação do arquivamento da documentação dos contabilizados | ü Departamento de Contabilidade e documentação em geral | Controlador Interno Contador E servidores do setor contábil | Março Junho Setembro Dezembro E quando for necessário | Instruções Normativas emitidas ao sistema Relatório de unidade executora Auditoria in loco e pontos de controle |
| Sistema Financeiro | Acompanhamento do recolhimento do FGTS, PASEP, INSS e RPPS Acompanhamento da liberação de diárias Acompanhamento do repasse do Duodécimo da Câmara Municipal Acompanhamento dos pagamentos Acompanhamento dos adiantamentos de transferência de valores aos credores, pagamentos aos servidores, saldos em contas | ü Departamento de Tesouraria e documentação em geral | Controlador Interno e servidores do Setor Financeiro | Abril Agosto Dezembro Quando for necessário | Instruções Normativas emitidas ao sistema Relatório de unidade executora Auditoria in loco e pontos de controle |
| Sistema de Distribuição de Medicamentos | Verificação de aquisição de medicamentos ; Verificação da forma de distribuição dos medicamentos Verificação da organização da Farmácia Central | Espaço físico da farmácia central Licitação Departamento de Compras | Controlador Interno e Servidores do setor da saúde | Fevereiro Junho Novembro Quando for necessário | Instruções Normativas emitidas ao sistema Relatório de unidade executora Auditoria in loco e pontos de controle |
| Sistema de Diárias | Verificação de prestação de contas das diárias concedidas a servidores | Processo de empenho, liquidação e relatórios de viagem | Controlador interno e servidores do setor de administração | Janeiro Maio Setembro Quando for necessáro | Instruções Normativas emitidas ao sistema Relatório de unidade executora Auditoria in loco e pontos de controle |
| Sistema Jurídico | Verificação da execução da dívida ativa Verificação da comissão de sindicância e de processo administrativo contra servidor público que tenha praticado infrações contra as normas | Documentos em geral | Controlador Interno e servidores do Setor Juridico | Março Outubro Quando for necessário | Instruções Normativas emitidas ao sistema Relatório de unidade executora Auditoria in loco e pontos de controle |
| Sistema de Tributos Sistema De Almoxarifado | Verificação dos lançamentos de IPTU e alvará; Verificação da renuncia ou não da receita Acompanhamento da atualização da planta genérica para índice de IPTU e ITBI I - Verificação se há normas internas sobre procedimentos e rotinas e se o Almoxarifado está bem organizado, limpo e arejado, de forma a oferecer um controle eficiente e um bom ambiente de trabalho; II - Verificar se as funções dos responsáveis pelo Almoxarifado estão claramente definidas, com relação à escrituração, ao recebimento e à expedição de materiais; III - Verificar se os talões de requisição possuem campos que possibilitam o detalhamento e a clareza dos materiais solicitados, visando a um controle eficiente do setor; IV - Verificar se os documentos referentes à movimentação do Almoxarifado são arquivados satisfatoriamente, a fim de possibilitar o seu fácil exame e manuseio, quando necessário; V - Verificar se a escrituração interna do Almoxarifado está atualizada; VI - Verificar se o controle, de entrada, saída e estoque de material no Almoxarifado estão sendo feito sistematicamente | Departamento de Tributos Visita in loco para checagem do bem Documentos em geral | Controlador Interno e servidores do setor de tributos | Março Junho Novembro Quando for necessário | Instruções Normativas emitidas ao sistema Relatório de unidade executora Auditoria in loco e pontos de controle |
Barão de Melgaço – MT, 30 de Novembro de 2020
Francisca Alves de Almeida
Analista de Controle Interno
Portaria 112/2019